Verimli Toplantı Yönetimi

 

Gözümüde büyüse de bazen periyodik olarak, bazen de olağan dışı bir araya gelmek bir ekibin önemli konuları masaya yatırması, bilgilerin bir merkezden dağıtılıp bunlar hakkında insanların görüşlerinin alınması için gereklidir. Verim alınan bir toplantının etkisi organizasyon için çok büyüktür.

Verimli bir toplantı nasıl olmalı, anlatmak istiyorum.
1. Amaç/Hedef:

Her toplantının bir amacı vardır. Bir toplantının amacı bir araya gelip önemli konular üzerine beyin fırtınası yapmak, herkesi ilgilendiren bilgilerin ilgililere dağılmış olmasını temin etmek ve/veya rutin olayların gidişatını yorumlayarak işlere yön vermek olabilir.

Toplantı sona erdiğinde geldiğiniz noktanın toplantıdan önce bulunduğunuz noktadan daha ileride olmasını temin etmek, toplantı amacını belirlemeye ve verimini artırmaya yardımcı olur. Bu yüzden toplantılara gelmeden önce kendinize şu soruyu sorun: Bu toplantı bittiğinde neyi çözmüş olmak istiyoruz?
2. Konu:

Toplantıda alt alta veri okumak bir şey ifade etmez. Satış toplantıları için tek tek teklif ve ziyaretleri dinlemek. Finans toplantıları için rakamların ve verilerin tek tek okunması, üretim toplantıları için üretilmiş ürünlerin listelenmesi gibi şeyler bir toplantıda zaman kaybıdır. Ali ile, Veli ile tek tek ne konuşulduğu, kalem kalem ne mal satıldığının da toplantıda hiç bir önemi yoktur. Bu gibi veriler merak edenler için dosyalarda, kağıtlarda zaten yazar. Bunun yerine örneğin Ali’nin sorunu sürekli yaşanıyorsa yada herkesin bilgi edinmesinde fayda olan bir yöntem ile çözülmüşse önemlidir. Küçük bir sürü bilgi eğer istatistik olabiliyorsa önemlidir. Bu sebepten önemli olan bu küçük bilgilerin derlenip istatistiki bilgi haline getirilmesidir.

Fakat bu istatistikleri toplantıda anlatmak da toplantının amacı değildir. “200 teklif vermişiz, 150’sine geri dönülmemiş.” demek önemli değildir. Bunu zaten o kağıda bakan görür. Zaten bu gibi verilerin de toplantıya gelmeden gözden geçirilmiş olması gerekir. “Demek ki tekliflerimizin %75’ine cevap verebiliyoruz.” bilgisi de önemli değildir. İş hayatında hemen herkes sorulmadan rakamlardan o matematiği yapıp, bu sonuca varabilecek kadar zekidir. Bunu da dinlemenin bir anlamı yoktur.

Önemli olan o rakamların ifade ettikleri sorunların çözümü yada o verilere bakarak ekibin ileri gitmesi için atılması gereken adımlara dair fikirlerdir. İşte bir toplantının asıl konusu budur. Bu da toplantının (aşağıda anlatacağım gibi) 1nci ve 2nci seviyede takip edilmesini ve konuya dahil olunmasını gerektirir.

Bunun yanında şu gibi şeyler toplantının konusu olabilir:
– Şirket gidişatını etkileyecek önemli olaylar
– Münferit büyük işler, toplu satışlar, ihaleler
– İlk defa satılan yeni bir ürün
– Sürekli tekrarlanan ve önlem alınmazsa zarar doğurabilecek konular
– Ekibin motivasyonunu artıracak başarı hikayeleri
– Rakiplerin özel durumları

Bir toplantıda bir firma/partner/çözüm ortağı ile olan önemli toplantıyı/buluşmayı uzatmadan anlatmak en uygun olanıdır. Her hikaye herkesin ilgisini çekmeyebilir. Bir satışın nasıl kapatıldığına dair tüm hikaye kimseyi ilgilendirmez. Bu, bilgilendirme değil insanların zamanını almaktır. “Gittim, filan üzerine konuştuk. Bazı uyarıları oldu, dinledim. Burada anlatılması gerekenler şunlar, şunlar. İsteyen olursa sonra gelsin detaylıca anlatırım.” Olay budur.
3. Katılım/Etkili Dinleme:

Dinleme 3 seviyedir. 1nci seviyede kafa önde, yada elde telefon, söylenileni dinlemezsiniz. 2nci seviyede gözler anlatanda, akıl başka yerdedir. 3ncü seviyede ise gözler ve akıl anlatandadır.

3ncü seviye en istenmeyenidir, hatta verimsiz ekibin göstergesidir. Karşı tarafa “sen umurumda değilsin” mesajını verir. Birisi konuşuyorsa kafayı kaldırıp bakmak gerekir. Toplantı sırasında 3ncü seviyede olunmamalıdır. Hoş bir şey değildir. (Kafayı gömüp sen konuş ben dinliyorum seni demek de artık nedir siz düşünün.)

1nci seviye dinlemenin en ideal seviyesidir. Karşı tarafı aktif dinler ve dinlediğinizi ufak hareketlerle belli edersiniz. Konuya %100 hakimsinizdir, gerektiğinde katılımda bulunur, fikrinizi belirtirsiniz. Bu seviyede karşınızdaki insana duyduğunuz saygı ortadadır ve takdir alır. Ama bu seviyeyi koruyabilmek ideali olsa dahi sürekli mümkün değildir.

2nci seviyede karşınızdakini sürekli olarak aktif dinlemeye çalışırsınız. Ne var ki karşıdakine bakıyor ama bir an için dalmış olabilirsiniz, o an başka şeyler düşünüyorsunuzdur. Karşınızdaki bunu fark etmez. (Gözlerin donuklaşması 1nci seviyedir, 2nci seviye değil.) Soru sorulduğu anda konu hakkında derinlemesine yorum yapamaz, sadece son cümleyi tekrar eder, buna yorum yapabilirsiniz. Bu durumda bazen “dinliyorum ben seni, en son filan filan dedin” gibi bir durum ortaya çıkar. Halbuki son cümleyi tekrar edip, o cümleye yorum yapabilmek dinlediğinizi göstermez. (Bu durumda böyle bir kurnazlık yapmaya çalışmak yerine kusura bakma dalmışım demek yerine daha akıllıca ve kibar olur.)

Dinlemede ideali 1nci seviyede kalmaya çalışıp 2nci seviyeye düştüğünü hissedip, uyanıp 1nci seviyeye gelmektir. Eğer katılımda bulunmanız gereken önemli bir bilgiden kopmuşsanız özür dileyip kibarca tekrar edilmesini istemek ayıp değil, uygun olanıdır.

Bir toplantıda anda kalıp katılımda bulunmak toplantının verimini artırır. Yapmamız gereken şey, bir arkadaşımız konuşurken onu dinleyip, gerekiyorsa yardım etmek, fikir beyan etmek, kuvvetli sorular sorarak arkadaşımızın farkındalığını artırmak, gerektiğinde meraklı olup öğrenmektir. Bu kurallar aynı zamanda etkili iletişimin de temelidir.

Bunlar dışında bir toplantının verimini etkileyen bir takım etik kurallar vardır. Bunların ilk akla bazılarını belirtmekte fayda görüyorum.

– Toplantıya zamanında, hatta beş dakika erken gelinmesi
– Toplantının zorunlu olarak ertelenmesi gerekiyorsa önceden herkesin bilgilendirilmesi
– Toplantı sırasında cep telefonları ile ilgilenilmemesi
– Toplantıya hazırlıklı gelinmesi
– Kimsenin gizli ajandasının olmaması, açık olunması
– Ortaya bir sorun atıldığında çözümünün de önerilmesi
– Başkasının sorunlarını çözmek için de yardımcı olunması
– Önceden ekibin ileri gitmesine fayda sağlayacak fikirlerin düşünülmesi (etkili bir ajandaya sahip olunması)
– Toplantı sırasında çay kahve dışında yeme içme olmaması, ayrılırken odanın dağınık bırakılmaması
– Söyleyecek bir söz olduğunda yeri geldiğinde konuşulması, sona bırakılmaması
– Söz sırası geldiğinde konuşmayı uzatarak başkalarının zamanının boşa harcanmaması
Son olarak toplantılarda işinizle ilgili, birbirinize meraklı, biraz da eğlenceli olmak iyidir.

Yüksek Performanslı Takım Nedir, Nasıl Olur?

Artık büyük ulusal şirketlerde lider yöneticilerden değil liderlik takımlarından bahsediliyor. İnsanoğlunun bu dünya üzerindeki başlarısının sebebinin kollektif çalışması ve birden fazla aklı birleştirmesinden doğan güç olduğu anlaşıldı.

Bunu fark eden şirketler artık organizasyonlarının üst yönetim kademelerinden başlayarak liderlik takımları kurmaya başladılar. Yani gelecekte şirketlerin başındaki kahraman liderlerden değil, liderlik takımlarından bahsedilecek gibi gözüküyor. Bir de tabi organizasyondaki birimler de kendi aralarında birer takım. Bütün bu takımların çalışması ile şirket verimliliği yükseliyor.

Bu durum da akla takımların performansını getiriyor. Şirketin performası için takımların performansının yüksek olması şart. Size yardımcı olması açısından yüksek performanslı takımın neye benzemesi gerektiği, nasıl işlemesi gerektiğine dair bilgiler vermek istiyorum. Bunları öğrendikçe kendi takımınızda yüksek performansa erişmek için çabalayabilir, kendi yüksek performanslı takımınızı oluşturabilirsiniz.

Burada anlatılanlar ideal bir takımın neye benzemesi gerektiğini gösteriyor. Amaç bu ideale ulaşmak için sürekli gayret etmek.

Yüksek performanslı bir takım sizde güvenlik hissi oluşturan bir ortamdır. Böyle bir ekibin içerisinde bulunmaktan mutlu olursunuz. Yaptığınız iş önemli ve sizin için son derece anlamlıdır. Her gün iş yerine gelmekten mutluluk duyarsınız. Siz takım arkadaşlarınıza güvenirsiniz, onlar da size güvenirler ve bu güveni karşılıklı birbirinize hissettirirsiniz. Bilirsiniz ki yardıma ihtiyacınız olduğunda takımınız arkanızdadır. Bu güven duygusu kişisel performansınıza ve işine yansır. Takım içerisinde manevi tatmin en üst seviyededir.

Yüksek performanslı takımın üyeleri en az kendilerinden bekleneni, hatta genelde daha fazlasını sergilerler. Bunu yapmak için başkalarının dışarıdan disipline etmesine ihtiyaçları yoktur. Takım üyelerinin her birinin iç disiplini ihtiyaçları olan motivasyonu onlara sağlar. Proaktif bakış açısına sahiptirler. Şartlar altında şikayet etmez, kendilerine “Ben bu durumda ne yapabilirim?” diye sorarlar. Olayların eksik yönlerini masaya her getirdiklerinde bunun üstesinden gelmek üzere ya bir fikirleri vardır yada bir fikir oluşturulması için arkadaşlarını motive ederler. Ortaya konan meselelere çözümler üretirler. Çözümsüz eksik sıralamayla vakit kaybetmezler.

Takımın üyeleri dışarıdan gözlemlendiğinde davranışlarıyla etrafına örnek olur, gıpta ile bakılır. Böyle yüksek performanslı bir takım üyeleri birbirlerinin projelerinde yardımcı olmaya gönüllüdürler. Yardıma ihtiyacı olduğunu hissettiği takım arkadaşlarından yardım çağrısı gelmesini beklemez ve “Şu konuda şöyle bir yardımda bulunmamı ister misin?” diye sorar. Bu takımın üyeleri bu davranışlarını sadece takım içerisinde değil, takım dışında da icra ederler. Genelde görevleri ve hedefleri üzerine sohbet etmekten hoşlanırlar. Bu alışkanlıkları sayesinde başarmak üyelerin sürekli aklındadır. Bundan dolayı bu takım için başarı bir şans değil, seçimdir.

Yüksek performanslı takımın üyeleri gelişmek ve ileri gitmek için sürekli bir araya gelirler. Toplantılar yapmak onlar için zaman kaybı değil, önemli bir kazançtır. Toplantılarında görgü kuralları birinci sınıftır. Toplantılara zamanında gelirler. Toplantı sırasında laptop yada telefonlar ile ilgilenmez, emaillerini kontrol etmezler. Herkes dikkatini toplantıya verir, aktif dinlemeye özen gösterirler. Herkes konuşulan konulara katılır, fikrini beyan eder, geri bildirimde bulunur (feedback), ileri beslemeler ile arkadaşlarını motive ederler (feed forward). Bu fikirler ve geri bildirimler olumsuz yönde eleştirel değil, olumlu yönde yapıcıdır; yargılayıcı değil, öğrenicidir.

Yüksek performanslı takımın toplantılarında veriler ve rakamlar okunarak zaman kaybedilmez. Bundan ziyade bu toplantılarda bu verilerin yorumları yapılır ve sonuçları, trendler konuşulur. Toplantıların konuları takımın, dolayısıyla şirketin gelişimine yöneliktir. Toplantı bittiğinde sorunlar çözümsüz bırakılmaz, en azından çözüme yönelik atılması gereken adımlar belirlenmiş olarak sonlandırılır. Toplantı süresince herkes notlar alır, toplantı sonunda toplantıyı özetleyen rapor düzenlenir. Yüksek performanslı bir takımın toplantıları sıkıcı değil, eğlencelidir.

Bu takımın üyeleri rutin toplantılar dışında gerekli olan her anda yüksek düzeyde iş birliği içerisinde çapraz projeler yönetirler. Toplantı dışında konuşulması gereken detaylar bu iş birlikleri içerisinde tartışılır.

Takım üyeleri belirli aralıklarla, ihtiyaç hasıl oldukça takım lideri ile koçluk seansları yapar. Böyle bir takımın üyeleri bilir ki sorunlarının çoğunu kendisi çözebilecek kadar güçlüdür. İşe etki eden ve/veya iş içerisindeki şahsi konuları ve davranışları takım liderine yansıtır; sorunların çözümü için onun tecrübelerinden de faydalanır. Takım üyeleri arasında, etik ve ahlak kuralları çerçevesinde kalmak kaydıyla gizlilik yoktur. Söylenmesi gerekeni söylemekten çekinmez, duyulması gereken duyulduğunda olumsuz ve aşırı tepki vermezler. Söz verdiğinde tutar ve gerçekleştirmek için çalışırlar. Gerçekleştiremeyeceğini fark ettiği sözlerini takım arkadaşlarına ve takım liderine zamanında haber verir. Hata yaptığı zaman sorumluluk alır, hesap verebilir. Bu takımda suçlama yoktur.

Yüksek performanslı takım sürekli kendini yeniler ve iyileştirir. Sorunsuz değildir ama tüm sorunları masaya yatırır. Yaşanan her hadiseden ders almasını bilir ve takım olarak yapılan hataları masaya yatırır. Olumlu ve sağlıklı tartışmanın takımın iyiye gitmesi için gerekli olduğunu bilir. Tartışmalardan birbirini kırmadan, öğrenmiş olarak çıkar. Eğitim için tüm imkanları değerlendirir. Bir konuda faydası olacağına inandığı bir eğitimi almak için gerekiyorsa amirlerine ısrar eder. Öğrenmek yüksek performanslı takım için ara ara yapılan bir aktivite değil, sürekli gerçekleşen bir döngüdür. Öğrenir, öğrendiğini uygular, uyguladığını gözden geçirir, gerekiyorsa yeniden başa döner ve öğretileni ve eğitimi sorgular. Takım üyeleri bilirler ki arkadaşlarının öğrenmesi kendisine fayda sağlar. Bu yüzden öğrendiğini öğretmekten çekinmez.

Yüksek performanslı takımın ortak olarak üzerinde karara varılmış ve gerçekçi bir vizyonu vardır. Bu vizyonu gerçekleştirmek için yine ortak olarak alınmış ve uygulanan prensipleri vardır. Bu prensiplere sadık kalmak üzere üyelerinin güzel alışkanlıkları oluşmuştur. Takım vizyonuna sadıktır, bu vizyon şirketin vizyonuna paralel ve onu tamamlayıcıdır.

Bütün bu özellikleri ve davranışları ile yüksek performanslı bir takım işe anlam katar. Müşterileri, tedarikçileri, tüm çalışanları ve paydaşları için katma değer sağlamak için sonuç odaklıdır. Tüm organizasyon içinde farklılık yaratır, netice almak için gayret eder. Takım çalışması ve iş birliği son derece önemlidir. Bu takımın üyeleri, kişisel olarak kendilerine değil, hep birlikte takım için neyin faydalı olduğunu sorgular. İşteki diğer insanlar bu kişilerin takım halinde hareket ettiğini ve nasıl başardığını merak ederler. Yetenekli insalar bu takıma katılmak isterler. Takımı kendilerine rol model olarak görürler.