Hassas Beceriler, Zor Beceriler (Soft Skills, Hard Skills)

 

İş hayatında bir yaştan ve tecrübe düzeyinden sonra edinmemiz gereken beceriler hep insan ilişkileri ile ilgili şeyler oluyor. Önce okullarda bir takım bilgiler öğreniyoruz. Sonra diploma alıyoruz. Daha sonra firmalar bu diplomayı, varsa da bir iki staj tecrübesini göz önünde bulundurup yeni mezun gençlere iş veriyor.

İlk senelerde çalışanlardan beklenen şey eğitimleri çerçevesinde yapmayı öğrendikleri dalda hünerlerini sergilemesi. Bu, eğer teknik dallarda ise mühendislik, bakım, bilgisayar programlama yada ekonomi, işletme gibi dallarda ise muhasebe, finans, ithalat gibi şeyler oluyor. İlk zamanlarımızda öğrendiğimiz konularda başarılı olmamız bekleniyor. İş dünyası kişisel gelişimi veya yetenekleri diyelim, ikiye ayırıyor. Amerikalılar buna hard skills ve soft skills demişler. Google Translate hassas beceriler, zor beceriler olarak çevirmiş. Bence fena bir çeviri olmamış, hatta Türkçe kelimeler olayı biraz daha düzgün anlatıyor. Bu yazımda konuya bir açıklık getirmek istiyorum.

Yukarıda bahsettiğim ve iş hayatının ilk zamanlarında çalışanlardan beklenilen beceriler zor beceriler. Buna neden zor (İngilizce’de de hard) deniyor bilmiyorum. Zor yada kolay bu beceriler sahip olmak zorunda olduğumuz şeyler. Ya bu çok zor, ben öbürünü seçeyim diyerek kaçılabilecek bir şey değil. Bilanço hazırlamak zorunda iseniz, bu işi genel müdür yapmaz. Bir çömez olarak arada amirinizden yardım alarak sizin hazırlamanız beklenir. Yada bir işletmede önemli bir karışım hazırlanacaksa bir mühendis olarak bunun hesabını yapmak zorundasınızdır. İşletme müdürü gelip de “dur bunu ben yapayım, sen çuvalları açıp dökersin, oradaki işçi de seni seyreder” demez. Mühendis olarak, size söylenilen çuvalı taşımanız için değil, hesabı yapmanız için maaş verilir. Müdürünüzün de yönetimsel ve denetleme vazifeleri vardır.

Bu işi ilk yıllarınızda yaptınız, sonra zaman geldi üstleriniz yavaş yavaş ya ayrıldılar yada daha üst seviyelere geçtiler ve size de artık ufaktan yönetimsel vazifeler verilmeye başlandı. Artık verdiğiniz vazifeyi yapması gereken insanlar, kontrol ve denetiminizde başka okumuş beyaz yakalı çalışanlar oluşmaya başladı. Artık şefsiniz, müdürsünüz. İşte bu aşamadan sonraki vazifeniz artık sadece matematik hesaplar yada sınırlı talimatlarla belirlenmiş kişisel beceriler değil. Bundan sonra yapacaklarınız çok daha zor bir şeyi gerektiriyor, insan beyninin derinliklerini görebilmek, kaba tabir ile insanlara iş yaptırmak. Burada artık söyledim yapmamışlar, anlattım anlamamışlar, gereğinde işten çıkarmalar, senelerce çalışacağınız uygun insanı tanımadığınız adaylar arasından 1-2 saatte tanıyıp seçmeler var. İşte Amerikalılar bunlara soft skills (kolay/yumuşak beceriler) diyor. Türkçe Google Translate ise bunlara hassas beceriler demiş. Sizce “kolay” doğru bir tanım mı? Bence değil.

Hatta bu becerileri edinmek için konu üzerine sadece 4 sene okul okumak yada birkaç aylık bir eğitim ile sertifika almak yetmiyor. Bu becerileri en küçük yaşlarımızdan itibaren edinmeye başlıyoruz. Mesela insan yönetmeyi arkadaşlarımızla mahallede (artık o da kalmadı ya Facebook’da mı desek) öğrenmeye başlıyoruz. Bu beceriler aşağıdaki liste ile sınırlılı kalmamakla beraber şöyle kavramları içeriyor:

İletişim
Liderlik
İkna
Motivasyon
Müzakere
Karar Verme
Sorumluluk
Esneklik
Tutarlılık

Ne yazıktır ki hayatta asıl ihtiyacımız olan bu beceriler ders müfredatlarında yok. Bunlar aynı zamanda kişiliğimizi oluşturuyor. Hani meşhur bir hikaye var. Hoca tahtaya 1 yazmış, bu sizin kişiliğiniz demiş. Sonra yanına sıfırlar ekleyerek (1000…) yetenekleri dizmiş ve sayının onlar basamağı artmaya başlamış. Sonra baştaki 1’i silmiş ve kalan sıfırları göstererek kişilik olmazsa geriye kalanların hiç bir önemi olmadığını anlatmak istemiş.

Ben şahsen iş hayatında iyi bir yöneticinin en çok ihtiyacı olan şeyin sağlam kişilikli, bu hassas beceriler denilen becerilerle kuvvetli olarak donatılmış çalışanlar olduğuna inanıyorum. Bunlar iş üzerinde öğretemeyeceğiniz şeyler. Bu hassas (kolay/yumuşak) becerilerden yoksun, diğer becerileri on numara güçlü kişiler ile mesafe kat etmeniz çok zor. Her şeyi bilen, her şeyi yapan birine ayak diretiyorsa işinizi yaptıramazsınız. Ama sağlam kişilikli az çok da yetenekli bir genç işi hızlıca kavrar ve bir daha kolay kolay arkanıza bakmazsınız.

Kimi zaman da beraber çalışmak zorunda olduğunuz (bu bir akraba yada oğlunuz olabilir) kişide bu yeteneklerin belki yaşı gereği bir miktar eksik olduğunu hissedersiniz. İşte o noktada da koçluk, mentorluk gibi kavramlar ortaya çıkıyor. Yönetici koçları, veliaht koçları yada lider koçlarının üzerine çalıştığı kavramlar zor beceriler değil, bu söz ettiğimiz hassas beceriler. Bir yönetici koçu size mühendislik, avukatlık yada doktorluk konusunda yardımcı olmaz. Ve bu becerilerin üzerinde çalışmak genelde aylar sürer.

Şimdi siz karar verin ihtiyacınız olan yada geliştirmek zorunda olduğunuz hangisi.

Sorumluluk Vermek

İnsanlara sorumluluk vermekten kaçınmamak lazım. Hata yapmadan öğrenilmiyor ve hatasız kul oluyor. Bu ikisini unutmamak lazım.

Aile şirketlerinde patronların çalışanlarına sorumluluk vermemelerinin en büyük sebebi insanların hata yapmasından korkmalarıdır. Doğrudur insan hata yapar, evet doğrudur bu hatalar büyük sonuçlara sebebiyet verebilir. Fakat sorumluluk vermekten kaçınmak, büyümenin önündeki en büyük engeldir. Sorumluluk vermeye çekinen yöneticileri bekleyen ilk şey, her işi kendilerinin yapmasıdır. Bir insanın da kapasitesi sınırlı olduğundan işler yetişmemeye başlar.

Bir istenmeyen sonucu daha vardır sorumluluk verememenin. Yabancıların “micro management” dediği şey ortaya çıkar. Mikro yönetim olarak çevirebileceğimiz bu kavram, yöneticinin çalışana ne yapması gerektiğini, nasıl yapması gerektiği ile birlikte söylemesi durumudur. Günümüz iş dünyasının x ve y kuşağında ters tepen bir idare biçimidir bu. Kişi kendisine verilen sorumluluğu kullanamadığını anlar ve yaptığı işten soğumaya başlar. Bu durumda da mutsuz olan çalışandan ya verim alınamaz yada bir müddet sonra çalışan kendine yeni bir iş bakmaya başlar.

Oraya baktığınızda söz konusu bu patronun bu istenmeyen davranışının altında yatan sebepleri anlamak güç değildir. Bunun altında yatan şu korkuyu görebilirsiniz; “ya bir hata yapar ve büyük bir zarar verirse”. Yukarıda belirttiğim gibi bu olasılık yok değildir. Ama bu olasılığı düşürmek mümkündür. Neticesinde de önü açılan çalışanlar daha şevkle çalışacak ve daha fazla fayda sağlayacaktır. Bu bilince ulaşarak çalışmak da en nihayetinde şirkete fayda sağlayacaktır.

Hatayı minimize edip, çalışana sorumluluğu nasıl veririz?

Öncelikle benim tavsiyem işe alım ve mülakat süreçlerinizi yeniden gözden geçirmeniz olacaktır. Herşey insan için/ile başlar, insan için/ile yapılır, insan için/ile biter. Hayatının ana malzemesi insandır, iş hayatındaki başarının da. Lezzetsiz, kötü malzeme ile lezzetli, sağlıklı yemekler yapabilir misiniz? Hayır. O zaman uygun olmayan insanla çalışarak daha iyi iş idaresini nasıl yapacaksınız? Bu süreçte yapmanız gereken en öncelikli şey insan kaynakları konusunu elinize almanızdır. İyi bir mülakat tekniği öğrenin. Buna destek olması için belki beden dilini okuma konusunda bir eğitim alabilirsiniz. Yani işi başından sıkı tutup sorumluluk vereceğiniz en uygun insanı seçin.

Düzgün insan seçildi, şimdi o insana güvenip bazı sorumluluklar verilecek. işe ilk başlandığında görev tanımının net olması önemlidir. Kişiden neler beklenip, nelerin beklenmediği net olmalı ve bu kendisine açıkça tebliğ edilmelidir. Bir zaman sonra bitmesini beklediğiniz bir işin neden sürüncemede kaldığı sorulduğunda, “bu benim vazifem değil” cümlesi ile karşılaşmamak lazım. Yada görev ve sorumluluk tanımlarının tam yapılmadığı bir ortamda tam tersi bir şekilde bir çalışanınızın, sizin vereceğiniz yada başka bir üst yetkilinin vereceği bir kararı size sormadan vermiş olması da olasıdır. Vereceğiniz işi ve bu sorumluluğu almaya uygun elemanı belirlediğinize göre geriye kalan tek şey elemanın yapacağı işi iyi bilmesidir. Günümüzde artık Türkiye’de okul sonrası eğitimler belirli bir seviyeye geldi. Şirketler de eğitimlerin farkına vardılar. Ayrıca kurumsal şirketlerde bu eğitimler şirket içi eğitimi şeklinde de verilmekte. Gerektiği zamanda içeriden ve dışarıdan koçluk veya mentorluk desteği de almak mümkündür.

Kişinin sorumluluk alacağı konu hakkında yetkin olduğuna emin olunduysa, son olarak yapılması gereken şey güvenilir bir denetleme mekanizması kurmaktır. Denetleme, kişiyi her an takip edip, sorguya çekmek ve şüphecilik ortamı yaratmak olarak algılanmamalıdır. Denetim, işe alım ve eğitim gibi başlı başına üzerinde çalışılması gereken bir konu olmakla beraber her şirkette belli bir dereceye kadar bir denetim mekanizması kurmak mümkündür.

Bütün bu aşamalar olması gerektiği gibi geçildiyse, geriye kalan tek şey sorumluluğun verilmesidir. Bunu yapamamanın önündeki tek engel korkudur. Eğer sorumluluk verdiğiniz kişi o işi yapmaya en uygun bulduğunuz, işi nasıl yapacağını bilen ve güvenebildiğiniz (yada gerektiği gibi denetlediğiniz) kişi ise, daha tereddütünüze gerek bırakacak ne kalıyor ortada?

Sorumlulukların ve hassas kararların alınmasının delegasyonu yapılmaz ise bunun anlamı bütün o işlere kişinin kendinin koşmasıdır. Bu da şirkete sağlayacağı faydadan çok zarar verir. Şunu da unutmamak gerekir ki hiç kimse mükemmel değildir. Herkes hata yapabilir ve hata insanoğlunu insan yapan özelliklerden biridir. Önemli olan hata yapmamak değil, yapılan her hatayı masaya yatırıp bir daha olmaması için ne yapılması gerektiğini tartışmaktır.

Yeni İşe Başlayan Gençlerin Sorumlulukları

Çocuğunuz büyüdü, okulundan mezun oldu ve artık iş hayatına girdi. Büyüdü büyümesine ama hala eski alışkanlıkları devam ediyor. Bir şekilde sorumluluklarını üzerine aldı diyemiyorsunuz. Belki sabahları işine geç gecikiyor, belki takibindeki işler yarım kalıyor. Daha hala, tam olarak büyüdüğünü düşünemiyorsunuz.

Nerede yanlış yaptınız? Yada yanlış size mi ait? Bir dediğini iki etmediniz veya çocukken en ufak bir şımarıklığına geçit vermediniz. Sevecen ebeveyn oluyorsunuz olmuyor, sert yapıyorsunuz tutmuyor. Kim bilir belki de sürekli yanındaydınız ve nerede bir zorluk yaşasa hemen uzanıp elinden tuttunuz.

Esasen buradaki kilit kelime sorumluluk. “Koca adam oldu sorumluluklarını bilmiyor.” diyorsanız haklısınız. Peki sorumluğun nasıl bir şey olduğunu öğrenmesine müsade ettiniz mi? Şöyle bir geriye gidin, çocuğunuzun 8-10 yaşlarına kadar. Bahsettiğiniz sorunlar büyük ihtimal ile o yaşlardaki sizin ona karşı davranışlarınızdan başlıyor. Sorumluluk bazı davranış şekillerinin bir bileşimidir. İnsanoğlu yapısı gereği gerçekten bir gerekçe görmedikçe bir davranışta bulunmaz.

Örneğin acıkmazsanız, yemek yemek için yiyecek arama derdine düşmezsiniz. Bir tehdit algılamadığınız sürece savunma ihtiyacı hissetmezsiniz. Gelecek kaygısı duymazsanız karnınız tok olduğu halde bir sonraki yiyeceğinizi düşünmek zorunda olduğunuzu hissetmezsiniz. İşte sorumluluğunuz olan işleri de gerçekleştirmeniz için o sorumluluğun bir gerekçesi, derinden sizi ilgilendiren bir sonucu olmalı. Bunlar biyolojik gereksinimler olduğu gibi, sosyal gereksinimler de olabilir.

Diyelim tek yaşıyorsunuz, evinizi toplamıyorsunuz ve bu dağınıklık sizi rahatsız etmiyor. Bir gün saygı duyduğunuz ve bir şekilde etkilemek istediğiniz birini davet ettiniz evinize. O zaman toplarsınız değil mi? Aslan yattığı yerden belli olur. Tabi eğer gelen kişiye “Yaşadığım yeri dahi toplamayacak kadar tembelim.” mesajını vermek istemiyorsanız.

İşe geç gelmeyi ele alalım. Siz kendi işinize neden sıkı sıkıya sarılıp erkenden gelirsiniz? Çünkü yaşamınız buna bağlıdır. İşiniz ellerinizden kum gibi akıp gittiği anda felaketiniz olacağını düşünebilirsiniz. Bu sebepten de iş yerindeki sorumluluklarınızı yerine getirirsiniz. 7 yaşından 77 yaşına kadar tüm insanlar için durum budur. İnsan beyni temelde değişmez. Derin bir gerekçe olmadığı sürece beyin, vücudu harekete geçirmez. Buna iç disiplin denir.

Peki bütün bu zamana kadar çocuğuna bağırıp çağıran, kaba tabiriyle fırça atan babaya ne demeli? O da evlat sevgisinden. Evladını koruma gerekçesi ile onun iyiliğini istemektedir. O yüzden evladı düzelecek yanılgısı ile bağırıp durur. Sonuç? Sonuç başarısızlık, kendini düzeltmeyen evlat. Baba da bağırıp çağırıp, bazen dövüp, çocuğunun ruhunda bıraktığı izler ile anılır ömür boyunca. Bir gün gelip kurt kocayınca da artık ne derler bilirsiniz.

İşte bu yüzden çocuklarınızın sorumluluklarını bilmesi için gereken ortamı yaratmanız gerekiyor. Bu ortam “Bırakayım eli yansın, bir daha yapmaz.” diye sobaya yapışmasına müsade ettiğiniz durum değil. Bu, çocuğunuzdan beklediğiniz şeyler için gerekçeleri incelemeniz demek. Yani daha çok çaba sarf etmelisiniz. Durmadan anlatmaktan vazgeçip anlamaya çalışmalısınız. Bunun için de önce kendinizle başlayabilirsiniz. Siz onun yaşındayken çok mu mükemmeldiniz? Siz bir takım hatalarınızı nasıl düzelttiniz? Bunu bir de annesi ile tartışın isterseniz. Sonuçta ortak genlerden bahsediyoruz.

İşte çocuğunuzun sorumluluğu sizinle başlıyor. Bırakın onun vazifesi olan şeyleri üstlenmeyi. Bırakın yapmıyor, etmiyor diye sinirlenip bağırıp çağırmayı. Bağırıp çağırmak işe yarasaydı, bunca zamandır bağırdıkça her seferinde daha iyiye gitmesi, sonucun muhteşem olması gerekmez miydi? Önce siz alın kendi sorumluluğunuzu elinize, sonra da çocuğunuzun almasını sağlayın.

Tabi ki bu bir süreç ve zaman alacak. İlk önce sizin çocuğunuzu tanımanız bir süre alacak, sonra yeni öğrendiklerinizi sabırla uygulamanız ve çocuğunuzun değişimi. Bu belki bir sene sürecek belki iki sene. Alışılmış, kemikleşmiş davranışların da bir gecede yada bir kaç haftada değişmesini bekleyemezsiniz. Bu, zaman alır ve asıl disiplin budur, sorumluluk budur.