Aile Şirketlerinde Gelinler ve Damatlar

Aile şirketlerinde gelin ve damatların düşündüğünüz gibi sorun olmasına hiç de gerek yok. Bu konuda sorun ailenin ve işlerin birbirinden ayrılması gereken noktanın anlaşılamamış olmasıdır. Bu konu hakkındaki görüşlerimi yukarıdaki videodan dinleyebilirsiniz.

Zor Zamanlar Neyi Gerektirir?

Albert Einstin

Delilik tekrar tekrar aynı şeyleri yapıp farklı sonuçlar beklemektir demiş Albert Einstein. Zor zamanlar zor kararları, ekstra kararları gerektirir. Böyle zamanlarda pek de hoşlanmadığınız, belki yapmaktan rahatsız olduğunuz şeyleri yapmanız gerekebilir. Kriz denilen kavramın sınırları farklı ekonomistlerce farklı çizilmişse de önemli olan ekonomide bir krizin olup olmadığı değil, sizin bunu kendi şirketinizde yada içinde bulunduğunuz endüstride hissedip hissedemediğinizdir. Eğer ne olduğunu finanssal tablolara bakarak görmeseniz yada göremeseniz dahi belki de durumu önsezileriniz ile hissediyorsanız bile belki de tehlike çanlarının sesinin uzaktan geldiği bir krizi fırsata çevirmek elinizdedir. Tehditleri fırsata çevirmek ise tam anlamıyla düşünce yapınızı değiştirmeniz anlamına gelir. Ben buna bazen beynimizdeki inovasyon diyorum.

Malumunuz ki dünya ve dahi iş dünyası sürprizlerle dolu. Sizin şirketiniz zor durumda olmayabilir ama yine de böyle zamanlarda bir takım önlemler almak gerekir. İşte bu önlemlere krizi fırsata çevirmek diyelim. Aşağıda her aklı selim şirket yöneticisinin aklında bulundurması gereken temel taşlarını anlatacağım. General Motors, American Airlines, IBM, Chrystler, Lego gibi firmaların hikayelerini incelerseniz bir iki tanesinden sonra ben bu filmi görmüştüm demekten kendinizi alamayacaksınız.

Öncelikle bu şirketlerin hepsinin başında böyle dönemlerde çok sıkı yöneticiler görürsünüz. IBM’in Watson ailesinden sonra gördüğü en büyük yöneticisi Louis Gerstner ya da Ford’un meşhur otomobili Mustang’in fikir babası ve sonra Chrystler’i uçurumdan çevirmeyi başarabilen efsanevi Lee Iacocca’yı unutabilmek mümkün mü? Tabi ki dünya çapında bir efsane olunmasa da böylesine sıkı bir lider olmak için “ben lider olacağım” demek yetenez. Bu insanlar o noktaya gelene kadar kendilerini çok güçlü yetiştirmişlerdir. O yüzden eğer engin denizlerdeki fırtınaları aşmak isteyen bir kaptansanız, öncelikle kendinizi çok güçlü yetiştirmeniz gerekiyor. Yıllardır sahip olduğunuz düşünüş biçimi sizi yolculuğun bu durağından sonrasına sizi taşımayacaktır. Böyle bir yönetici olmanın ne demek olduğunu Jim Collins’in 5nci Düzey Liderlik tanımında bulabilirsiniz.

Böyle zamanlarda hızla atılması gereken iki başlık vardır. Unutmayın hız iş hayatında böyle dönemlerde en çok ihtiyaç duyacağınız yeteneğiniz olacaktır. Bu iki başlık da bunda ne var, herkes bunu bilir diyeceğiniz gibi masrafları düşürmek ve satışları artırmaktır. Bu iki kavram sizlere çok sıradanmış gibi gelse de masraf azaltma hareketi yutulması gereken acı ilaç gibidir. Bu noktada asıl hoşunuza gitmeyecek şeyleri yapmak zorundasınız. Bu aşamada ilk ihtiyacınız olan sağlam bir finanssal analiz yöntemi. Bu yöntemin nasıl bir görüntü sergilediği her şirketin büyüklüğüne göre değişebilir. Eğer küçük bir ofiste çalışan ve iki üç kişiden oluşan bir firma iseniz bunu ön muhasebecinizin yardımı ile siz yapmak zorundasınız yada varsa finans direktörünüzün yardımını almaya ihtiyacınız olacaktır. Satışını yaptığınız her türlü üretim yada ticari malın hesabını tek tek açın. Bakın bakalım bunların size gerçek maliyeti nedir. Aradığınız şey enerjinizi en fazla tüketen fakat getirisi en az olanlarıdır. Çoğu zaman yıllar içerisinde işler geliştikçe kazandığınız paranın rahatlığı ile açılmaya başlarsınız. Farkında olmasanız da uğraştığınız bazı ürün yada hizmetler resmen enerji ve kaynaklarınızı sömüren bir fanteziye dönüşür. Bunları çocuğunuz gibi görmeye dahi başlasanız da bunlara veda etmenin zamanı gelmiştir. Böylesine zor dönemlerde en son ihtiyacınız olacak şey maddi ve beşeri kaynaklarınızın sömürülmesidir. Bunlar bir ürün değil, bir aktivite de olabilir. Belki karmaşık bir pazarlama ya da işe yaramaz bir yönetim sistemi olabilir. Fakat bunu yapması benim söylediğim gibi basit değildir. İnanın bana dışarıdan bakan bir göz sizin göremediğiniz şeyleri görecektir. Bunu da mı, bari bu kalsın diye sormanızı sağlayacak masraflardan bahsediyorum. Bir gemi batarken insanlar canlarını kurtarma pahasına o an yanlarında taşıdıkları en değerli eşyalarını dahi düşünmezler. Belki sizin için de silkinmenin zamanı gelmiştir.

Atmamız gereken ikinci başlık da satış. İşte bu nokta sizi fırtınada batması muhtemel diğer gemilerden ayıracak olan kritik bir noktadır. Öncelikle şunu analiz edin, potansiyeliniz kadar satabiliyor musunuz? Eğer cevabınız hayır ise bu iyi bir şeydir. Zira bu, daha fazla satış yapabileceğiniz anlamına gelir. Şunu unutmayın ki piyasada tek değilsiniz ve piyasadan yakın zamanda çekilecekler olacaktır. Sonuçta şirketinizin kişisel satış performansı kadar bir de endüstrinin toplam pastasından ne kadar büyük bir dilim aldığınız da var. Böyle dönemlerde vazgeçtiğiniz maliyetlerinize satış kaynaklarını da eklemeyi düşünüyorsanız tekrar düşünün. Eğer bir şeyden vazgeçmeniz gerektiğini fark ederseniz muhtemelen bu satış ekibi yada size birincil öncelikli iş getiren pazarlama faaliyetleri değil, satış ve pazarlama kaynaklarınızdan gereksiz yere paya alan ürün yada hizmetleriniz olabilir. A ürününü tutup B ürününün satış ve pazarlamasına son vermeniz satış ve pazarlama kaynaklarınızı kısıtlamanız ile aynı şey değildir. 20-80 kuralını unutmayın. Faaliyetlerinizin %20’si gelirinizin %80’ini sağlıyor olabilir. İşte bu düşünceden hareketle bakın bakalım nerede enerjinizin %80’ini hortumlayıp gelirinizin sadece %20’sine katkı sağlayan bir ürün yada hizmet var.

Kısa vadede bu iki noktaya akıllıca yaklaşmak ve hızla karar verip hareket etmek öncelikle beyninizde bir inovasyon yapmanızı gerektirir. Bu iki nokta çok da bilinmedik konular olmayabilir fakat burada asıl göz ardı edilen şey bunları uygulamada geç kalınmasıdır. Bu gecikmenin sebebi ya acı ilacı yutmaya yanaşmama ya da sorunun kaynağını görememedir. Olumlu ekonomik şartlar altında gemisini su üstünde yüzdüremeyen şirketler gibi en çetin fırtınalara göğüs gerebilen ve kriz dönelerini rahat atlatmayı başaran şirketler vardır. Bu hatalara düşmemenin en önemli yolu da her şeyden önce değişime açık olmanız ve inovasyona kendi bakış açınızı değiştirerek başlamanızdır. Einstein’ın dediği gibi delilik tekrar tekrar aynı şeyleri yapıp farklı sonuçlar beklemektir.

Aile şirketleri: Güven ve Yeteneği Birbirinden Ayırın

Kalabalık bir aile

Aile şirketleri kuruluş aşamasında insan kaynağı denince ilk olarak en yakınlarına bakarlar. Yani diyelim bir şirket kurdunuz ve en azından iki üç yardımcıya ihtiyacınız var. Ne yaparsınız? Güven açısından ilk olarak en yakın akraba yada dostlarınızı düşünürsünüz. Bundan doğal bir şey yok. Zaten şirket bir kaç sene sonra büyüdüğünde artık etrafınızdan eleman bulamaz hale geleceksiniz, ne kadar kalabalık bir aileniz olursa olsun.

İlk zamanlarda şirketin vizyonu sizin vizyonunuz olacaktır. Bu da çok doğal bir şey. Malum işinizi üzerine kurduğunuz fikir ve/veya buluş size aittir. İşi de en iyi siz sahipleneceğinize göre şirketin nereye gitmesi gerektiğine de sizin karar vermeniz gayet doğaldır. Bu durumda da ihtiyacınız olan sizin vizyonunuzu gerçekleştirecek, sizinle omuz omuza çarpışacak insanlar. Bu aşamada beraber çalıştığınız bir avuç insana paranızı emanet edersiniz. Bu insanlar yeri gelir tahsilat yaparlar, yeri gelir şirket için maddi değeri büyük malzemeleri, malları veya araçları kullanır, taşır, saklar, korurular. Diyelim hassas malzemeleri de içeren bir hizmet işi yapıyorsunuz, müşterileriniz kılı kırk yaran çok varlıklı insanlar. Güven ne kadar önemlidir değil mi? Yada pahalı araçlarla çok özel bir taşımacılık yapıyorsunuz. Durum yine aynı. İşte bu aşamada bu işleri yapacak bir takım insanlar gerekir. Bu insanlara gözünüz kapalı güvenebileceğinizi düşünmek istersiniz. Bu sebepten bu güven unsurunu da en iyi yakın akrabalarınız ile kontrol altında tutabileceğinizi düşünürsünüz.

peki ya sonra?

Fakat sonraları işler büyümeye başlar, kazanç ile beraber operasyon yoğunluğu da artar. Kardeş, kuzen, teyze, hala, amca, dayı, yeğen derken etrafınızdaki insan kaynağı da tükenmeye başlar. Bir yandan da bir bakmışınız şirket sapına kadar girift bir aile şirketi oluvermiş. İşte bu noktaya yaklaşmakta olduğunuzu erken fark edebilmeniz önemlidir ki umarım böyle bir durumdaysanız bu yazımı okuyorsunuzdur. İşte sizi bu noktada uyarmak isterim ki şirketinize kötülük yapmaya başlayacaksınız. Zira güven farklı şey, yetenek farklı şey.

Bir organizasyon karmaşıklaştıkça insanları standart işler yapan robotlar gibi göremeyeceğiniz için öncelikle fikirlere ihtiyacınız var. Bu sarmaldan bir türlü kurtulamayan şirketleri görüyorum. Patronlar kimseye güvenemediklerinden her işe karışma eğilimine giriyorlar. Bu güvenin birinci kaynağı yukarıda bahsettiğim maddi güven, bir diğeri de burada anlatmak istediğim fikri güven. Lakin bu noktada maddi güven sorununu çözmek emin olun ki fikri güven sorununu çözmekten çok daha kolaydır. (Kuyumculara sorun, bu işi çözmenin envai yöntemini anlatacaklardır size ki o seviyede dahi az çok kaçaklar her zaman olur. Bu konuyu merak edenlere bilahare yardım edebilirim ama bu yazının konusu değil bunun açıklaması.) Peki artık ortaya sadece bedenini ve kolay iş gücünü koyan, aklı ve ruhu ile çalışmayan, gözünüzdeki tek önemi akraba olmak olan insanlarla nereye varabilirsiniz?

Mülakat yönteminiz çok önemli önemli

Demiyorum ki akraba, tanıdık çalıştırmayın. Hatta gerçekten nasıl seçeceğinizi biliyorsanız tanıdıklar veya tanıdıkların tanıdıkları ile çalışmak bazen çok daha avantajdır. Bu seçim konusu benim mülakat tekniği eğitimimin de bir parçası. Ayrıca kurumsallığını kağıt üzerinde değil, gerçekten tamamlayabilmiş aile şirketleri bununla baş etmenin yolunu çokta bulurlar. Ama ilk önceliğiniz iş hayatı dışında muhabbetinizin iyi olduğu akrabanızı ona hiç uymayacak o işi vermekten çok, yapacağınız işe en uygun insanı seçebilmek olmalı. İşte bu durumda düzgün seçim yapabilmek için çok düzgün bir işe alım tekniğiniz, yönteminiz olmalıdır. Artık nitelikli iş gücü kaynağı için dışarılara bakmanın zamanı gelmiştir. Buna ek olarak işinize aldığınız çalışanlarınıza da gerekli kuvvetli eğitimleri vermeye yada verdirmeye hazırlıklı olun.

Diyeceğim o ki güven farklı bir konudur, yetenek farklı. Bir noktadan sonra güvenebileceğiniz ve işinize bedeninden çok aklı ile katkıda bulunacak kişiyi seçmek gerekir.

Aile Şirketlerinde Çalışan Verimliliği

Aile şirketlerinde verimliliği yüksek, bilhassa ileri gitmeye, büyümeye katkı sağlayacak fikirler ortaya atacak yöneticiler, çalışanlar olması çok önemlidir. Sadece aile şirketleri için değil, tüm şirketler için geçerlidir. Fakat biraz benim aile şirketleri ile çok çalışmamdan biraz da sanırım ülkemi sevmemden olsa gerek Türkiye’deki aile şirketlerinin ileri gitmesini arzu ederim.

Bu videoda bu tip çalışanları nasıl sağlarız sorusunu cevaplıyorum.

Kurumsallaşma Adımları

Kurumsallaşma bir süreçtir, bir anlık alıp hemen uygulayabileceğiniz bir eklenti değil. Kurumsallaşma adımlarının ne ile başladığını bilmek lazım. Bu sürecin sonucunda elde edeceğiniz faydaları yazmaya burada zaman yetmez. Fakat bu sürecin neye bağlı olduğunu ve ne gibi bir zaman alacağını bu videomdan öğrenebilirsiniz.

Sorumluluk Vermek

İnsanlara sorumluluk vermekten kaçınmamak lazım. Hata yapmadan öğrenilmiyor ve hatasız kul oluyor. Bu ikisini unutmamak lazım.

Aile şirketlerinde patronların çalışanlarına sorumluluk vermemelerinin en büyük sebebi insanların hata yapmasından korkmalarıdır. Doğrudur insan hata yapar, evet doğrudur bu hatalar büyük sonuçlara sebebiyet verebilir. Fakat sorumluluk vermekten kaçınmak, büyümenin önündeki en büyük engeldir. Sorumluluk vermeye çekinen yöneticileri bekleyen ilk şey, her işi kendilerinin yapmasıdır. Bir insanın da kapasitesi sınırlı olduğundan işler yetişmemeye başlar.

Bir istenmeyen sonucu daha vardır sorumluluk verememenin. Yabancıların “micro management” dediği şey ortaya çıkar. Mikro yönetim olarak çevirebileceğimiz bu kavram, yöneticinin çalışana ne yapması gerektiğini, nasıl yapması gerektiği ile birlikte söylemesi durumudur. Günümüz iş dünyasının x ve y kuşağında ters tepen bir idare biçimidir bu. Kişi kendisine verilen sorumluluğu kullanamadığını anlar ve yaptığı işten soğumaya başlar. Bu durumda da mutsuz olan çalışandan ya verim alınamaz yada bir müddet sonra çalışan kendine yeni bir iş bakmaya başlar.

Oraya baktığınızda söz konusu bu patronun bu istenmeyen davranışının altında yatan sebepleri anlamak güç değildir. Bunun altında yatan şu korkuyu görebilirsiniz; “ya bir hata yapar ve büyük bir zarar verirse”. Yukarıda belirttiğim gibi bu olasılık yok değildir. Ama bu olasılığı düşürmek mümkündür. Neticesinde de önü açılan çalışanlar daha şevkle çalışacak ve daha fazla fayda sağlayacaktır. Bu bilince ulaşarak çalışmak da en nihayetinde şirkete fayda sağlayacaktır.

Hatayı minimize edip, çalışana sorumluluğu nasıl veririz?

Öncelikle benim tavsiyem işe alım ve mülakat süreçlerinizi yeniden gözden geçirmeniz olacaktır. Herşey insan için/ile başlar, insan için/ile yapılır, insan için/ile biter. Hayatının ana malzemesi insandır, iş hayatındaki başarının da. Lezzetsiz, kötü malzeme ile lezzetli, sağlıklı yemekler yapabilir misiniz? Hayır. O zaman uygun olmayan insanla çalışarak daha iyi iş idaresini nasıl yapacaksınız? Bu süreçte yapmanız gereken en öncelikli şey insan kaynakları konusunu elinize almanızdır. İyi bir mülakat tekniği öğrenin. Buna destek olması için belki beden dilini okuma konusunda bir eğitim alabilirsiniz. Yani işi başından sıkı tutup sorumluluk vereceğiniz en uygun insanı seçin.

Düzgün insan seçildi, şimdi o insana güvenip bazı sorumluluklar verilecek. işe ilk başlandığında görev tanımının net olması önemlidir. Kişiden neler beklenip, nelerin beklenmediği net olmalı ve bu kendisine açıkça tebliğ edilmelidir. Bir zaman sonra bitmesini beklediğiniz bir işin neden sürüncemede kaldığı sorulduğunda, “bu benim vazifem değil” cümlesi ile karşılaşmamak lazım. Yada görev ve sorumluluk tanımlarının tam yapılmadığı bir ortamda tam tersi bir şekilde bir çalışanınızın, sizin vereceğiniz yada başka bir üst yetkilinin vereceği bir kararı size sormadan vermiş olması da olasıdır. Vereceğiniz işi ve bu sorumluluğu almaya uygun elemanı belirlediğinize göre geriye kalan tek şey elemanın yapacağı işi iyi bilmesidir. Günümüzde artık Türkiye’de okul sonrası eğitimler belirli bir seviyeye geldi. Şirketler de eğitimlerin farkına vardılar. Ayrıca kurumsal şirketlerde bu eğitimler şirket içi eğitimi şeklinde de verilmekte. Gerektiği zamanda içeriden ve dışarıdan koçluk veya mentorluk desteği de almak mümkündür.

Kişinin sorumluluk alacağı konu hakkında yetkin olduğuna emin olunduysa, son olarak yapılması gereken şey güvenilir bir denetleme mekanizması kurmaktır. Denetleme, kişiyi her an takip edip, sorguya çekmek ve şüphecilik ortamı yaratmak olarak algılanmamalıdır. Denetim, işe alım ve eğitim gibi başlı başına üzerinde çalışılması gereken bir konu olmakla beraber her şirkette belli bir dereceye kadar bir denetim mekanizması kurmak mümkündür.

Bütün bu aşamalar olması gerektiği gibi geçildiyse, geriye kalan tek şey sorumluluğun verilmesidir. Bunu yapamamanın önündeki tek engel korkudur. Eğer sorumluluk verdiğiniz kişi o işi yapmaya en uygun bulduğunuz, işi nasıl yapacağını bilen ve güvenebildiğiniz (yada gerektiği gibi denetlediğiniz) kişi ise, daha tereddütünüze gerek bırakacak ne kalıyor ortada?

Sorumlulukların ve hassas kararların alınmasının delegasyonu yapılmaz ise bunun anlamı bütün o işlere kişinin kendinin koşmasıdır. Bu da şirkete sağlayacağı faydadan çok zarar verir. Şunu da unutmamak gerekir ki hiç kimse mükemmel değildir. Herkes hata yapabilir ve hata insanoğlunu insan yapan özelliklerden biridir. Önemli olan hata yapmamak değil, yapılan her hatayı masaya yatırıp bir daha olmaması için ne yapılması gerektiğini tartışmaktır.