Etkili İletişimde Etkili Dinleme

Yeni bebeklerin öğrenmesi merakla beklenen ilk becerisi yürümeleri, sonra konuşmalarıdır. Konuşmak kişisel gelişimdeki önemli kilometre taşlarındandır, ayrıca iletişimin de önemli bir parçasıdır. Bunun yanında eğitimciler tarafından önem verilen diğer bir yetenek de dinlemeyi bilmektir. Akıllı yöneticiler dinlemenin önemini bilirler. Şunun gayet net farkındadırlar ki insan yönetmenin en önemli unsuru etkili dinleyebilmektir.

Günümüzde etkili iletişim içinde etkili dinlemenin önemi iletişim uzmanları, psikologlar, koçlar, kuvvetli yöneticiler ve liderler arasında bilinse de günlük halk arasında pek bilinmez. Hatta sıkıcı insan olarak tabir edilen insanların karşısındakini dinlemeyi bilmediklerini sıkça duyarız. Dinlemek bir yöneticinin karar verme aşamasındaki en büyük yardımcısıdır. Bu sayede yönetici karşısındakini anlar ve ondan aldığı bilgiye kendi bilgisini de ekleyerek muhakeme yapar.

Etkili dinleme satışta da çok önemlidir. İyi bir satıcı bilir ki müşterisine ne sunması gerektiğini, hatta aynı malı farklı kişilere hangi özellikleri ile sunması gerektiğini ancak müşterisini tanıyarak belirleyebilir. Kaşısındakini tanımanın en güzel yolunun da etkili soru sormak ve etkili dinleme yapmak olduğunu bilir. Stephen Covey “Çoğu insan anlamak için değil cevap vermek için dinliyor” demektedir.

Peki etkili bir dinleyici olmak için ne yapmak gerekir?
Her şeyden önce konuştuğunuzda sizi dinleyen ve sizi dinlediği için kendinizi mutlu hissettiğiniz insanları düşünün. Bu insanların en belirgin özellikleri size ve anlattığınıza ilgi duymalarıdır. İnsan hoşuna gidene bakar, hoşuna gideni dinler. Öyleyse karşınızdaki insanın anlattığı şeye gerçekten ilgi duymanız gerekiyor. Bu aynı zamanda karşınızdakine saygı duyduğunuz anlamına da gelir. Dinlediğiniz insanın anlattığı her ne ise meraklı olun. Eğer anlatılan şeyden sıkılacak ve “ne zaman bitecek bunun konuşması” diyecekseniz, en iyisi kişiden uygun bir lisan ile müsade istemenizdir. Kimse karşısındakinin sıkıldığını görerek anlatmaya devam etmek istemez. Ayrıca anlatılan konu gerçekten önemli ise, esas noktayı kaçırır, o konuşmadan fayda sağlayamazsınız.

Dinlediğiniz kişi ve konu hakkında yukarıdaki noktaya geldiyseniz ikinci yapmanız gereken şey az konuşmaktır. Birisi konuşurken araya girmek ve kendi fikrinizi beyan etmek karşı konulması güç bir dürtüdür. İnsan “evet biliyorum, ben de filan filan yaşadım” şeklinde araya girip kendini anlatmak ister. Tam bu anlarda aklınızdan şu soruları geçirebilirsiniz: “Bu söyleyeceğim şey karşımdakinin sözünü kesmeme değecek mi, konuşulan konuya değer katacak mı?”

Konuşmanız gereken zamanlarda yapmanız gereken şey etkili sorular sormaktır. Cevabı evet/hayır olan sorular yerine meraklı olup, konunun daha derinlemesine inilmesini sağlayacak sorular sormalısınız. Soru sormada zorluk çektiğinizi düşünüyorsanız yada sohbetin tıkandığı bir ana denk gelirseniz karşınızdakinin cümlelerinde geçen şeylere neden, nasıl gibi sorular sorun. Anlattığının kendinde ne gibi hisler bıraktığını, bu konuda derinlemesine görüşlerini, fikirlerini merak edin.

Bu iki kuralı aklınızdan çıkarmamak size etkili dinlemede büyük fayda sağlayacaktır. Bunun yanında mimik ve jestleriniz ile karşınızdakini ve anlattığını onaylayabilir yada konuyu anladığınızı küçük tekrarlar yaparak belirtebilirsiniz.

Şunu unutmamalısınız ki etkili dinleme etkili iletişimin belki de en önemli unsurudur.

Nietzsche’nin Arkadaşları için Dileği

Friedrich Nietzsche

Değer verdiğim tüm insanlara acı çekme, yalnızlık, hastalık, kötü muamele, hakarete maruz kalma (umarım aşağılanmaya yabancı olmasınlar), kendi kendine güvensizliğin yarattığı işkence, yenilgiye uğramanın verdiği perişanlığı diliyorum. Onlara hiç acımıyorum çünkü bu onlara kanıtlayabileceğim, değsin yada değmesin kişinin katlanabileceği tek şey.*

Bu söz ilk duyduğumda beni derinden etkilemişti. O sıralarda hayatımın en zor dönemlerini yaşıyordum. Kendi kendime o zaman dedim şu yaşadıklarım bana şimdi kötü gelse de sonradan iyi gelecek. Şimdi baktığımda o zamanlar yaşadığım şeylerin şu an bana güç olduğunu fark ediyorum. Bir takım olaylar zor gelmişti, bazı hatalar yaptım, bunlar canımı ziyadesiyle yaktı. Hatalarımın üzerine derin derin düşünüp bazı dersler çıkardım. Babam, Emin dedemin bir sözünü hatırlatır bana hep “nefsinde zor gelen hakkında hayırlısıdır”. Friedrich Nietzsche de tam olarak bunu söylemek istemiş.

İşte insanda bilgelik bu şekilde gelişiyor. Bu sözün üzerine daha fazla uzun uzun yazmaya gerek olduğunu sanmıyorum.

 

* “To those human beings who are of any concern to me I wish suffering, desolation, sickness, ill-treatment, indignities—I wish that they should not remain unfamiliar with profound self-contempt, the torture of self-mistrust, the wretchedness of the vanquished: I have no pity for them, because I wish them the only thing that can prove today whether one is worth anything or not—that one endures.” Friedrich Nietzsche

Verimli Toplantı Yönetimi

 

Gözümüde büyüse de bazen periyodik olarak, bazen de olağan dışı bir araya gelmek bir ekibin önemli konuları masaya yatırması, bilgilerin bir merkezden dağıtılıp bunlar hakkında insanların görüşlerinin alınması için gereklidir. Verim alınan bir toplantının etkisi organizasyon için çok büyüktür.

Verimli bir toplantı nasıl olmalı, anlatmak istiyorum.
1. Amaç/Hedef:

Her toplantının bir amacı vardır. Bir toplantının amacı bir araya gelip önemli konular üzerine beyin fırtınası yapmak, herkesi ilgilendiren bilgilerin ilgililere dağılmış olmasını temin etmek ve/veya rutin olayların gidişatını yorumlayarak işlere yön vermek olabilir.

Toplantı sona erdiğinde geldiğiniz noktanın toplantıdan önce bulunduğunuz noktadan daha ileride olmasını temin etmek, toplantı amacını belirlemeye ve verimini artırmaya yardımcı olur. Bu yüzden toplantılara gelmeden önce kendinize şu soruyu sorun: Bu toplantı bittiğinde neyi çözmüş olmak istiyoruz?
2. Konu:

Toplantıda alt alta veri okumak bir şey ifade etmez. Satış toplantıları için tek tek teklif ve ziyaretleri dinlemek. Finans toplantıları için rakamların ve verilerin tek tek okunması, üretim toplantıları için üretilmiş ürünlerin listelenmesi gibi şeyler bir toplantıda zaman kaybıdır. Ali ile, Veli ile tek tek ne konuşulduğu, kalem kalem ne mal satıldığının da toplantıda hiç bir önemi yoktur. Bu gibi veriler merak edenler için dosyalarda, kağıtlarda zaten yazar. Bunun yerine örneğin Ali’nin sorunu sürekli yaşanıyorsa yada herkesin bilgi edinmesinde fayda olan bir yöntem ile çözülmüşse önemlidir. Küçük bir sürü bilgi eğer istatistik olabiliyorsa önemlidir. Bu sebepten önemli olan bu küçük bilgilerin derlenip istatistiki bilgi haline getirilmesidir.

Fakat bu istatistikleri toplantıda anlatmak da toplantının amacı değildir. “200 teklif vermişiz, 150’sine geri dönülmemiş.” demek önemli değildir. Bunu zaten o kağıda bakan görür. Zaten bu gibi verilerin de toplantıya gelmeden gözden geçirilmiş olması gerekir. “Demek ki tekliflerimizin %75’ine cevap verebiliyoruz.” bilgisi de önemli değildir. İş hayatında hemen herkes sorulmadan rakamlardan o matematiği yapıp, bu sonuca varabilecek kadar zekidir. Bunu da dinlemenin bir anlamı yoktur.

Önemli olan o rakamların ifade ettikleri sorunların çözümü yada o verilere bakarak ekibin ileri gitmesi için atılması gereken adımlara dair fikirlerdir. İşte bir toplantının asıl konusu budur. Bu da toplantının (aşağıda anlatacağım gibi) 1nci ve 2nci seviyede takip edilmesini ve konuya dahil olunmasını gerektirir.

Bunun yanında şu gibi şeyler toplantının konusu olabilir:
– Şirket gidişatını etkileyecek önemli olaylar
– Münferit büyük işler, toplu satışlar, ihaleler
– İlk defa satılan yeni bir ürün
– Sürekli tekrarlanan ve önlem alınmazsa zarar doğurabilecek konular
– Ekibin motivasyonunu artıracak başarı hikayeleri
– Rakiplerin özel durumları

Bir toplantıda bir firma/partner/çözüm ortağı ile olan önemli toplantıyı/buluşmayı uzatmadan anlatmak en uygun olanıdır. Her hikaye herkesin ilgisini çekmeyebilir. Bir satışın nasıl kapatıldığına dair tüm hikaye kimseyi ilgilendirmez. Bu, bilgilendirme değil insanların zamanını almaktır. “Gittim, filan üzerine konuştuk. Bazı uyarıları oldu, dinledim. Burada anlatılması gerekenler şunlar, şunlar. İsteyen olursa sonra gelsin detaylıca anlatırım.” Olay budur.
3. Katılım/Etkili Dinleme:

Dinleme 3 seviyedir. 1nci seviyede kafa önde, yada elde telefon, söylenileni dinlemezsiniz. 2nci seviyede gözler anlatanda, akıl başka yerdedir. 3ncü seviyede ise gözler ve akıl anlatandadır.

3ncü seviye en istenmeyenidir, hatta verimsiz ekibin göstergesidir. Karşı tarafa “sen umurumda değilsin” mesajını verir. Birisi konuşuyorsa kafayı kaldırıp bakmak gerekir. Toplantı sırasında 3ncü seviyede olunmamalıdır. Hoş bir şey değildir. (Kafayı gömüp sen konuş ben dinliyorum seni demek de artık nedir siz düşünün.)

1nci seviye dinlemenin en ideal seviyesidir. Karşı tarafı aktif dinler ve dinlediğinizi ufak hareketlerle belli edersiniz. Konuya %100 hakimsinizdir, gerektiğinde katılımda bulunur, fikrinizi belirtirsiniz. Bu seviyede karşınızdaki insana duyduğunuz saygı ortadadır ve takdir alır. Ama bu seviyeyi koruyabilmek ideali olsa dahi sürekli mümkün değildir.

2nci seviyede karşınızdakini sürekli olarak aktif dinlemeye çalışırsınız. Ne var ki karşıdakine bakıyor ama bir an için dalmış olabilirsiniz, o an başka şeyler düşünüyorsunuzdur. Karşınızdaki bunu fark etmez. (Gözlerin donuklaşması 1nci seviyedir, 2nci seviye değil.) Soru sorulduğu anda konu hakkında derinlemesine yorum yapamaz, sadece son cümleyi tekrar eder, buna yorum yapabilirsiniz. Bu durumda bazen “dinliyorum ben seni, en son filan filan dedin” gibi bir durum ortaya çıkar. Halbuki son cümleyi tekrar edip, o cümleye yorum yapabilmek dinlediğinizi göstermez. (Bu durumda böyle bir kurnazlık yapmaya çalışmak yerine kusura bakma dalmışım demek yerine daha akıllıca ve kibar olur.)

Dinlemede ideali 1nci seviyede kalmaya çalışıp 2nci seviyeye düştüğünü hissedip, uyanıp 1nci seviyeye gelmektir. Eğer katılımda bulunmanız gereken önemli bir bilgiden kopmuşsanız özür dileyip kibarca tekrar edilmesini istemek ayıp değil, uygun olanıdır.

Bir toplantıda anda kalıp katılımda bulunmak toplantının verimini artırır. Yapmamız gereken şey, bir arkadaşımız konuşurken onu dinleyip, gerekiyorsa yardım etmek, fikir beyan etmek, kuvvetli sorular sorarak arkadaşımızın farkındalığını artırmak, gerektiğinde meraklı olup öğrenmektir. Bu kurallar aynı zamanda etkili iletişimin de temelidir.

Bunlar dışında bir toplantının verimini etkileyen bir takım etik kurallar vardır. Bunların ilk akla bazılarını belirtmekte fayda görüyorum.

– Toplantıya zamanında, hatta beş dakika erken gelinmesi
– Toplantının zorunlu olarak ertelenmesi gerekiyorsa önceden herkesin bilgilendirilmesi
– Toplantı sırasında cep telefonları ile ilgilenilmemesi
– Toplantıya hazırlıklı gelinmesi
– Kimsenin gizli ajandasının olmaması, açık olunması
– Ortaya bir sorun atıldığında çözümünün de önerilmesi
– Başkasının sorunlarını çözmek için de yardımcı olunması
– Önceden ekibin ileri gitmesine fayda sağlayacak fikirlerin düşünülmesi (etkili bir ajandaya sahip olunması)
– Toplantı sırasında çay kahve dışında yeme içme olmaması, ayrılırken odanın dağınık bırakılmaması
– Söyleyecek bir söz olduğunda yeri geldiğinde konuşulması, sona bırakılmaması
– Söz sırası geldiğinde konuşmayı uzatarak başkalarının zamanının boşa harcanmaması
Son olarak toplantılarda işinizle ilgili, birbirinize meraklı, biraz da eğlenceli olmak iyidir.

Yüksek Performanslı Takım Nedir, Nasıl Olur?

Artık büyük ulusal şirketlerde lider yöneticilerden değil liderlik takımlarından bahsediliyor. İnsanoğlunun bu dünya üzerindeki başlarısının sebebinin kollektif çalışması ve birden fazla aklı birleştirmesinden doğan güç olduğu anlaşıldı.

Bunu fark eden şirketler artık organizasyonlarının üst yönetim kademelerinden başlayarak liderlik takımları kurmaya başladılar. Yani gelecekte şirketlerin başındaki kahraman liderlerden değil, liderlik takımlarından bahsedilecek gibi gözüküyor. Bir de tabi organizasyondaki birimler de kendi aralarında birer takım. Bütün bu takımların çalışması ile şirket verimliliği yükseliyor.

Bu durum da akla takımların performansını getiriyor. Şirketin performası için takımların performansının yüksek olması şart. Size yardımcı olması açısından yüksek performanslı takımın neye benzemesi gerektiği, nasıl işlemesi gerektiğine dair bilgiler vermek istiyorum. Bunları öğrendikçe kendi takımınızda yüksek performansa erişmek için çabalayabilir, kendi yüksek performanslı takımınızı oluşturabilirsiniz.

Burada anlatılanlar ideal bir takımın neye benzemesi gerektiğini gösteriyor. Amaç bu ideale ulaşmak için sürekli gayret etmek.

Yüksek performanslı bir takım sizde güvenlik hissi oluşturan bir ortamdır. Böyle bir ekibin içerisinde bulunmaktan mutlu olursunuz. Yaptığınız iş önemli ve sizin için son derece anlamlıdır. Her gün iş yerine gelmekten mutluluk duyarsınız. Siz takım arkadaşlarınıza güvenirsiniz, onlar da size güvenirler ve bu güveni karşılıklı birbirinize hissettirirsiniz. Bilirsiniz ki yardıma ihtiyacınız olduğunda takımınız arkanızdadır. Bu güven duygusu kişisel performansınıza ve işine yansır. Takım içerisinde manevi tatmin en üst seviyededir.

Yüksek performanslı takımın üyeleri en az kendilerinden bekleneni, hatta genelde daha fazlasını sergilerler. Bunu yapmak için başkalarının dışarıdan disipline etmesine ihtiyaçları yoktur. Takım üyelerinin her birinin iç disiplini ihtiyaçları olan motivasyonu onlara sağlar. Proaktif bakış açısına sahiptirler. Şartlar altında şikayet etmez, kendilerine “Ben bu durumda ne yapabilirim?” diye sorarlar. Olayların eksik yönlerini masaya her getirdiklerinde bunun üstesinden gelmek üzere ya bir fikirleri vardır yada bir fikir oluşturulması için arkadaşlarını motive ederler. Ortaya konan meselelere çözümler üretirler. Çözümsüz eksik sıralamayla vakit kaybetmezler.

Takımın üyeleri dışarıdan gözlemlendiğinde davranışlarıyla etrafına örnek olur, gıpta ile bakılır. Böyle yüksek performanslı bir takım üyeleri birbirlerinin projelerinde yardımcı olmaya gönüllüdürler. Yardıma ihtiyacı olduğunu hissettiği takım arkadaşlarından yardım çağrısı gelmesini beklemez ve “Şu konuda şöyle bir yardımda bulunmamı ister misin?” diye sorar. Bu takımın üyeleri bu davranışlarını sadece takım içerisinde değil, takım dışında da icra ederler. Genelde görevleri ve hedefleri üzerine sohbet etmekten hoşlanırlar. Bu alışkanlıkları sayesinde başarmak üyelerin sürekli aklındadır. Bundan dolayı bu takım için başarı bir şans değil, seçimdir.

Yüksek performanslı takımın üyeleri gelişmek ve ileri gitmek için sürekli bir araya gelirler. Toplantılar yapmak onlar için zaman kaybı değil, önemli bir kazançtır. Toplantılarında görgü kuralları birinci sınıftır. Toplantılara zamanında gelirler. Toplantı sırasında laptop yada telefonlar ile ilgilenmez, emaillerini kontrol etmezler. Herkes dikkatini toplantıya verir, aktif dinlemeye özen gösterirler. Herkes konuşulan konulara katılır, fikrini beyan eder, geri bildirimde bulunur (feedback), ileri beslemeler ile arkadaşlarını motive ederler (feed forward). Bu fikirler ve geri bildirimler olumsuz yönde eleştirel değil, olumlu yönde yapıcıdır; yargılayıcı değil, öğrenicidir.

Yüksek performanslı takımın toplantılarında veriler ve rakamlar okunarak zaman kaybedilmez. Bundan ziyade bu toplantılarda bu verilerin yorumları yapılır ve sonuçları, trendler konuşulur. Toplantıların konuları takımın, dolayısıyla şirketin gelişimine yöneliktir. Toplantı bittiğinde sorunlar çözümsüz bırakılmaz, en azından çözüme yönelik atılması gereken adımlar belirlenmiş olarak sonlandırılır. Toplantı süresince herkes notlar alır, toplantı sonunda toplantıyı özetleyen rapor düzenlenir. Yüksek performanslı bir takımın toplantıları sıkıcı değil, eğlencelidir.

Bu takımın üyeleri rutin toplantılar dışında gerekli olan her anda yüksek düzeyde iş birliği içerisinde çapraz projeler yönetirler. Toplantı dışında konuşulması gereken detaylar bu iş birlikleri içerisinde tartışılır.

Takım üyeleri belirli aralıklarla, ihtiyaç hasıl oldukça takım lideri ile koçluk seansları yapar. Böyle bir takımın üyeleri bilir ki sorunlarının çoğunu kendisi çözebilecek kadar güçlüdür. İşe etki eden ve/veya iş içerisindeki şahsi konuları ve davranışları takım liderine yansıtır; sorunların çözümü için onun tecrübelerinden de faydalanır. Takım üyeleri arasında, etik ve ahlak kuralları çerçevesinde kalmak kaydıyla gizlilik yoktur. Söylenmesi gerekeni söylemekten çekinmez, duyulması gereken duyulduğunda olumsuz ve aşırı tepki vermezler. Söz verdiğinde tutar ve gerçekleştirmek için çalışırlar. Gerçekleştiremeyeceğini fark ettiği sözlerini takım arkadaşlarına ve takım liderine zamanında haber verir. Hata yaptığı zaman sorumluluk alır, hesap verebilir. Bu takımda suçlama yoktur.

Yüksek performanslı takım sürekli kendini yeniler ve iyileştirir. Sorunsuz değildir ama tüm sorunları masaya yatırır. Yaşanan her hadiseden ders almasını bilir ve takım olarak yapılan hataları masaya yatırır. Olumlu ve sağlıklı tartışmanın takımın iyiye gitmesi için gerekli olduğunu bilir. Tartışmalardan birbirini kırmadan, öğrenmiş olarak çıkar. Eğitim için tüm imkanları değerlendirir. Bir konuda faydası olacağına inandığı bir eğitimi almak için gerekiyorsa amirlerine ısrar eder. Öğrenmek yüksek performanslı takım için ara ara yapılan bir aktivite değil, sürekli gerçekleşen bir döngüdür. Öğrenir, öğrendiğini uygular, uyguladığını gözden geçirir, gerekiyorsa yeniden başa döner ve öğretileni ve eğitimi sorgular. Takım üyeleri bilirler ki arkadaşlarının öğrenmesi kendisine fayda sağlar. Bu yüzden öğrendiğini öğretmekten çekinmez.

Yüksek performanslı takımın ortak olarak üzerinde karara varılmış ve gerçekçi bir vizyonu vardır. Bu vizyonu gerçekleştirmek için yine ortak olarak alınmış ve uygulanan prensipleri vardır. Bu prensiplere sadık kalmak üzere üyelerinin güzel alışkanlıkları oluşmuştur. Takım vizyonuna sadıktır, bu vizyon şirketin vizyonuna paralel ve onu tamamlayıcıdır.

Bütün bu özellikleri ve davranışları ile yüksek performanslı bir takım işe anlam katar. Müşterileri, tedarikçileri, tüm çalışanları ve paydaşları için katma değer sağlamak için sonuç odaklıdır. Tüm organizasyon içinde farklılık yaratır, netice almak için gayret eder. Takım çalışması ve iş birliği son derece önemlidir. Bu takımın üyeleri, kişisel olarak kendilerine değil, hep birlikte takım için neyin faydalı olduğunu sorgular. İşteki diğer insanlar bu kişilerin takım halinde hareket ettiğini ve nasıl başardığını merak ederler. Yetenekli insalar bu takıma katılmak isterler. Takımı kendilerine rol model olarak görürler.

Sorumluluk Vermek

İnsanlara sorumluluk vermekten kaçınmamak lazım. Hata yapmadan öğrenilmiyor ve hatasız kul oluyor. Bu ikisini unutmamak lazım.

Aile şirketlerinde patronların çalışanlarına sorumluluk vermemelerinin en büyük sebebi insanların hata yapmasından korkmalarıdır. Doğrudur insan hata yapar, evet doğrudur bu hatalar büyük sonuçlara sebebiyet verebilir. Fakat sorumluluk vermekten kaçınmak, büyümenin önündeki en büyük engeldir. Sorumluluk vermeye çekinen yöneticileri bekleyen ilk şey, her işi kendilerinin yapmasıdır. Bir insanın da kapasitesi sınırlı olduğundan işler yetişmemeye başlar.

Bir istenmeyen sonucu daha vardır sorumluluk verememenin. Yabancıların “micro management” dediği şey ortaya çıkar. Mikro yönetim olarak çevirebileceğimiz bu kavram, yöneticinin çalışana ne yapması gerektiğini, nasıl yapması gerektiği ile birlikte söylemesi durumudur. Günümüz iş dünyasının x ve y kuşağında ters tepen bir idare biçimidir bu. Kişi kendisine verilen sorumluluğu kullanamadığını anlar ve yaptığı işten soğumaya başlar. Bu durumda da mutsuz olan çalışandan ya verim alınamaz yada bir müddet sonra çalışan kendine yeni bir iş bakmaya başlar.

Oraya baktığınızda söz konusu bu patronun bu istenmeyen davranışının altında yatan sebepleri anlamak güç değildir. Bunun altında yatan şu korkuyu görebilirsiniz; “ya bir hata yapar ve büyük bir zarar verirse”. Yukarıda belirttiğim gibi bu olasılık yok değildir. Ama bu olasılığı düşürmek mümkündür. Neticesinde de önü açılan çalışanlar daha şevkle çalışacak ve daha fazla fayda sağlayacaktır. Bu bilince ulaşarak çalışmak da en nihayetinde şirkete fayda sağlayacaktır.

Hatayı minimize edip, çalışana sorumluluğu nasıl veririz?

Öncelikle benim tavsiyem işe alım ve mülakat süreçlerinizi yeniden gözden geçirmeniz olacaktır. Herşey insan için/ile başlar, insan için/ile yapılır, insan için/ile biter. Hayatının ana malzemesi insandır, iş hayatındaki başarının da. Lezzetsiz, kötü malzeme ile lezzetli, sağlıklı yemekler yapabilir misiniz? Hayır. O zaman uygun olmayan insanla çalışarak daha iyi iş idaresini nasıl yapacaksınız? Bu süreçte yapmanız gereken en öncelikli şey insan kaynakları konusunu elinize almanızdır. İyi bir mülakat tekniği öğrenin. Buna destek olması için belki beden dilini okuma konusunda bir eğitim alabilirsiniz. Yani işi başından sıkı tutup sorumluluk vereceğiniz en uygun insanı seçin.

Düzgün insan seçildi, şimdi o insana güvenip bazı sorumluluklar verilecek. işe ilk başlandığında görev tanımının net olması önemlidir. Kişiden neler beklenip, nelerin beklenmediği net olmalı ve bu kendisine açıkça tebliğ edilmelidir. Bir zaman sonra bitmesini beklediğiniz bir işin neden sürüncemede kaldığı sorulduğunda, “bu benim vazifem değil” cümlesi ile karşılaşmamak lazım. Yada görev ve sorumluluk tanımlarının tam yapılmadığı bir ortamda tam tersi bir şekilde bir çalışanınızın, sizin vereceğiniz yada başka bir üst yetkilinin vereceği bir kararı size sormadan vermiş olması da olasıdır. Vereceğiniz işi ve bu sorumluluğu almaya uygun elemanı belirlediğinize göre geriye kalan tek şey elemanın yapacağı işi iyi bilmesidir. Günümüzde artık Türkiye’de okul sonrası eğitimler belirli bir seviyeye geldi. Şirketler de eğitimlerin farkına vardılar. Ayrıca kurumsal şirketlerde bu eğitimler şirket içi eğitimi şeklinde de verilmekte. Gerektiği zamanda içeriden ve dışarıdan koçluk veya mentorluk desteği de almak mümkündür.

Kişinin sorumluluk alacağı konu hakkında yetkin olduğuna emin olunduysa, son olarak yapılması gereken şey güvenilir bir denetleme mekanizması kurmaktır. Denetleme, kişiyi her an takip edip, sorguya çekmek ve şüphecilik ortamı yaratmak olarak algılanmamalıdır. Denetim, işe alım ve eğitim gibi başlı başına üzerinde çalışılması gereken bir konu olmakla beraber her şirkette belli bir dereceye kadar bir denetim mekanizması kurmak mümkündür.

Bütün bu aşamalar olması gerektiği gibi geçildiyse, geriye kalan tek şey sorumluluğun verilmesidir. Bunu yapamamanın önündeki tek engel korkudur. Eğer sorumluluk verdiğiniz kişi o işi yapmaya en uygun bulduğunuz, işi nasıl yapacağını bilen ve güvenebildiğiniz (yada gerektiği gibi denetlediğiniz) kişi ise, daha tereddütünüze gerek bırakacak ne kalıyor ortada?

Sorumlulukların ve hassas kararların alınmasının delegasyonu yapılmaz ise bunun anlamı bütün o işlere kişinin kendinin koşmasıdır. Bu da şirkete sağlayacağı faydadan çok zarar verir. Şunu da unutmamak gerekir ki hiç kimse mükemmel değildir. Herkes hata yapabilir ve hata insanoğlunu insan yapan özelliklerden biridir. Önemli olan hata yapmamak değil, yapılan her hatayı masaya yatırıp bir daha olmaması için ne yapılması gerektiğini tartışmaktır.

Aile Şirketleri ve Kurumsallık

Genelde bu iki kavram bir terazinin iki kefesi gibi görülür. Ya aile şirketisindir yada kurumsal. Aile şirketlerinin kurumsal olmadığı, kurulsallığın aile şirketinden sonraki basamak olduğu, hatta birinden birine bir geçiş süreci olması gerektiği düşünülür. Aile şirketlerinde kurumsallaşma böyle bir süreç değildir.

Öncelikle kurumsallaşma yolunda olan şirketler bu düşünceyi akıllarından silmeliler. Zira bu bakış açısı firmayı “Biz kurumsallaşamayız çünkü aile şirketiyiz.” noktasına taşır. Yok böyle bir şey. Bir işe başlamanın ilk şartı o işi gerçekten yürekten istemek ve bu istek için gerekçelerinin olmasıdır.

İstatistiki olarak (Türkiye Aile İşletmeleri Derneği verileri ile) aile şirketlerinin Türkiye’deki tüm şirketler içindeki oranı %95. Dünyanın gelişmiş ülkelerine kıyasla yüksek bir oran. Zira gelişmekte olan ülkelerde bu oran %50-80 arasında. Yani aile şirketleri Türkiye ekonomisi için son derece önemli. Ayrıca şurası da belki pek bilinmeyen bir gerçek ki net vizyonu olan bir aile tarafından yönetilen şirketler çok başarılı oluyor. Şirket içinde ailenin birleştirici ruhu oluyor diyebiliriz. Büyük kurumsal şirketlerin, çalışanları ve paydaşlarıyla büyük bir aile olma çabalarından bunun önemini anlamanız mümkün.

Çoğu kurumsal şirketin başlangıcı aile şirketleri, aile şirketlerinin başlangıcı da para kazanmaya çalışan girişimcilerdir. Vizyon sahibi bir kişi yada bir iki ortak, o vizyonu gerçekleştirmek için bir araya gelir ve çalışmalaya başlar. Sonra zaman geçer, işer büyür, evlatlar işin içerisine dahil olmaya başlar. Bazen gelinler damatlar da buna dahil olur.

İşte bir aile şirketinin ilk imtihanı bu noktada başlar. Paylaşım sorunu ortaya çıkar. Kazanılan para ve şirket üzerindeki kontrol paylaşılamaz. “Sen az çalıştın neden aynı parayı alıyoruz? Bak kardeşinin eşinde filan var, neden bende yok?” gibi tatsız sorular sorulmaya başlanır. Gücün kontrolü bahis konusu olur. “Ben yöneteceğim, sen yöneteceksin, öbürü karışmayacak, beriki işin bu kadar içinde olmasın.” tarzı konular gündeme gelir.

Bu aşamada gördüğümüz şey bir şirketi yönetenler, o şirketin hissedarları ve ailenin aynı kişilerden oluştuğudur. Bu aile şirketlerinin nadiren borsaya açılabilen yada dışarıdan ortak bulabilenleri “hissedar ve ailenin bir olması” durumunu aşabilirler. Bu demek değildir ki bu ikisi bir arada yada ayrık olmalıdır.

Bu ilk aşamada olmasında fayda olan en önemli şey bir aile konseyi ve aile anayasasıdır. Detaylıca ve üzerinde iyi düşünülerek, aile bireylerinin ortak kararı ile hazırlanmış bir aile anayasası bu ilk sorunun en doğru çözümlerinden biridir.

Bundan sonraki aşamada ise bir işi yönetecek kişilerde aranması gereken özelliklerin ne olması gerektiğini anlayabilmektir. Bir şirketi yönetmek için aile mensubu olmak yeterli bir sebep olmadığı için, salt aile bireyleri tarafından yönetilmesi çoğu zaman şirket için felaket de olabilir. Bu yüzden şirketi ya profesyonel yöneticiler yönetmeli yada aile bireyleri yönetecekse, bu kişiler profesyonel yönetici olmalıdırlar.

Ayrıca kişilerin kişisel vizyon ve hayat hedefleri ile şirketin genel vizyonunun ne gibi paralellik gösterdiği de önemli bir konudur. Bu konunun üzerine çalışmak, sonucunda da kişilerin aile içerisinde ne gibi görevler alacağını belirlemek önemlidir. Bu arada bazı bireyler aile çalışmak istemeyebilirler; bu gayet doğaldır.

Bütün bunlardan daha önemli olmak üzere, aile şirketlerinin devamlılığını, ayakta kalmasını asıl sağlayacak ve ilerilere taşıyacak mevzu şirketin bir sonraki yönetici kuşaklarının yetiştirilmesi konusudur. Bu konunun şirketin devamlılığında en önemli unsur olduğu aşikardır. Tabi ki bu süreç kısa değildir. Doğumdan başlar ve iyi bir okuldan mezun olmak hiç bir genci iyi yönetici yapmaz. Sağlam bir yöneticiliğe giden uzun yolda eğitim, tecrübe ve bolca ter vardır. İyi bir eğitimin ötesinde, işe yeni başlamış gencin iş hayatının zorlu şartlarına yaşıtlarından daha önce ve daha sıkı hazır edilmesi şarttır. Zira bu genç, kendinden belki de 25-20 sene daha tecrübeli kişilere liderlik etmek durumunda kalacaktır. O insanlar patronun genç oğlunu hem tecrübeleri, hem de bilgileriyle sınayacaklardır.

Bu eğitimin bence ideal ilk ayağı bu gençlerin ailede çalışmadan önce en az iki üç sene dışarıda çalışmasıdır. Okuldan mezun olduktan sonra kendi kendine iş bulmaya çalışarak başlamalıdır genç. Sonrasında kendi bulduğu işte çalıştığı sürece yükselmeye gayret etmeli içinde bulunduğu şartlara bağlı olarak mümkünse promosyon veya terfiler almalıdır. Zira vasıflı bir yöneticide kendi ayakları üzerinde durabilme, özgüven, bağımsızlık gibi vasıflar aranır.

Bunların yanında bu gence akıl hocalığı ve/veya koçluk yapabilecek birisinin bulunması büyük fayda sağlar. Malum bu yaşlarda insanlar genelde hayata dair önemli bazı soruları soramayabilir, gelecek hakkında kafalarında net gelişim planları oluşturamayabilir.

Kurumsallaşma sadece şirkete profesyonel yöneticiler atamak değildir. Bunu yapıp da bu profesyonel yöneticilere yetki vermeyen ama sorumluluk yükleyen aile çoktur. Firmanın yalın üretim, 5S gibi uluslararası derecede kabul görmüş bazı yönetim biçimlerini uyguluyor olması da kurumsallaşma değildir. Kurumsallaşma süreci bunlardan çok daha öte, bazen üzerinde yıllarca çalışılması gereken bir paradigma değişimidir.

Evlatlarımıza En Büyük Mirasımız | Proaktif Olmak

Şu an geldiğim noktadan geriye baktığımda kendime sorduğum bir soru var. Geçmişe gidip genç Tunç’a söyleyecek iki çift sözüm olsa ona ne derdim? İşte bu soruya verilecek cevap hayatın başındaki tüm gençlerimizi ve örnek evlat yetiştirmek isteyen ebeveynleri ilgilendiriyor.

Proaktif kelimesini öğrendiğimden beri bu kavramın ıssız bir adaya düşersem yanıma almam gereken en önemli şey olduğunu biliyorum. Gençlere hayatlarının başında edindirmemiz gereken en gerekli özellik proaktif olmak. Peki proaktif yaklaşım nedir? Benim için proaktif olmak en basit anlatımıyla beynini kullanmaktır. Olaylar karşısında “Peki ben ne yapabilirim?” sorusunu sormaktır. Proaktif kişi değiştiremeyeceği şartlar hakkında oturup söylenmek yerine şartları değiştirmek için bir şeyler yapar. Elde etmesi gerektiğine inandığı yollar tıkanmışsa, olaylara karşı bakış açısını değiştirir. Bu özelliği ile proaktif bir insanın hayatta keşkeleri olmaz. Hayata “keşke şuyum olsaydı” gözüyle değil, “o zaman o vardı, ben de böyle yaptım” gözüyle bakar, keşke diyecek bir durumun oluşmasına müsade etmez. Proaktif bakış açısına sahip kişi içinde bulunduğu durumda koşulların oluşmasını beklemez, ayağa kalkar ve şartları değiştirmek için yaratıcı çözümler geliştirir ve adım atar.

İşte kızımızı/oğlumuzu hayata hazırlamak istiyorsak, ona öğretmemiz gereken belki de ilk kavram proaktif olmaktır. Başarıya giden yolda kişinin cebine koyması gereken ilk bilgidir bu.

Herkes en azından kendi çapında bir başarıya erişebilir. Başarı, kişisel gelişimin öncülerinden Earl Nightingale’in tanımı ile, değecek bir hedefin ilerleyici olarak gerçekleştirilmesidir. Earl Nightingale başarının bir sırrı olduğuna inanır ve bu sırrın insan beyninde olduğunu düşünür. İnsan beynini bir tarlaya benzetir. Bir tarlaya ne tohumu ekerseniz, bir zaman sonunda onu elde edersiniz. Beyin de tarla gibidir der. Ne ektiğinize aldırmaz, ne ekerseniz karşılığında size onu verir. Yani ne düşünürseniz o olursunuz; ne ekerseniz onu biçersiniz. İşte bunu derinden anlayabilmek, proaktif olmanın nasıl bir şey olduğunu kişiye anlatacaktır.

İki insan düşünün, Ali ve Veli olsun. Aynı mahalleden iki çocuk ve ikisinin de babası aynı fabrikada benzer işleri yapıyorlar.

Ali kendi hayatını şekillendiren şeyin bulunduğu ortam ve anne babasından gelen genler olduğuna inanıyor. Ben buyum diyor, daha varlıklı bir ailede, daha zengin bir mahallede doğmadığı için kendini şanssız görüyor. Bu sebepten de önüne ne konursa ona razı geliyor, kısmetim buymuş diyerek aklını bilinçli bir şekilde bir hedefi gerçekleştirmek üzere kullanmıyor. Hayatında bir ilerleme kaydedecek hiç bir tutuma girmiyor. Ali sizce sürekli olarak kendine bunları söyleyerek onbeş, yirmi sene sonra nerede olacak?

Bunun yanında Veli’yi ele alalım. Hayatın başlarında onun için de dış etmenler farklı değil. Aynı mahalle, aynı iş yerinde benzer işleri yapan babalar, aynı gelir düzeyi. Ama Veli, Ali’nin tersine, çaba sarf ederse bazı şeyleri değiştirebileceğine inanıyor. Bu yüzden kendini geliştirmek için boş zamanlarında sürekli bir şeyler öğrenmeye çalışıyor. Bir amaca ulaşmak için sürekli etrafındaki insanları kendisi için bir şeyler yapmaya ikna ediyor. Şartların daha iyi olmasına çalışıyor. Alt dallardaki elmalar toplanmışsa üst dallara erişmek için merdiven bulup getiriyor. Bilerek ve azimle aklını kullanıyor. Peki sizce Veli bu bakış açısı ile onbeş, yirmi sene sonra nerede olur? İkisinin de aynı yerde olacağını sanıyorum, ki siz de düşünmüyorsunuz herhalde.

İşte bu proaktif bakış açısıdır. Sabit fikirlilikten kurtulup, değişken bir kafa yapısına geçmektir. Evlatlarımıza vermemiz gereken en önemli tavsiyedir. Onlara bırakacağımız en büyük mirasımız…

 

İşinizin Başına Geçireceğiniz Çocuklarınızı Eğitin

Bizde öğretim ve okul sonrası eğitim genelde aynı şey sanılır. Öyle olmadığı bilinse dahi okul sonrası eğitime pek önem verilmez. Okul okumanın iş hayatına başlamak için yeterli olduğu düşünülür.

Esasen okul okumak, hatta saygın ve güvenilir bir okuldan diploma almak iş hayatına başlangıç için yeterli olsa da, eğer sizden sonra yerinize geçmesini beklediğiniz çocuğunuzdan, yani bu durumda veliahtınızdan önemli beklentileriniz var ise o kişinin kazanması gereken ve okullarda öğretilmeyen bir takım bilgi ve yetenekler de vardır.

Burada şu soru aklınıza gelebilir: Hepimiz bir yerlere geldik, böyle bir eğitim mi aldık? Doğru, siz servetinizi böyle bir eğitim alarak oluşturmadınız. Fakat sizin gibi yola çıkan herkes, sizin kadar şanslı ve/veya başarılı mıydı? Peki sizi bu noktaya getiren şey, veliahtınızı bu noktadan ötesine götürür mü? Sonra, evladınız sizin bir kopyanız mı ki herşeyi sizin bıraktığınız yerden aynı şekilde devam ettirsin?

Sizin evladınızdan beklediğiniz herhangi bir başarılı çalışandan beklenenden çok daha farklıdır, muhtemelen de çok daha fazlasıdır. Başarılı bir profesyonel, o noktaya gelmek için pek çok iş değiştirmiş, farklı vazifelerde bulunmuş ve en önemlisi ne yapıp etmiş kendi eşitleri arasından sıyrılmıştır. 45-50 yaşına gelmiş, başarılı bir yöneticinin elde ettiği kazanımları 25-30 yaşında, büyük ihtimal ile de daha korunaklı bir ortamda yetişmiş birinden beklemek biraz haksızlık olmuyor mu?

Bu konuda ben uzun yıllardır elde ettiğim birikimlerden şu sonuca vardım ki yukarıda anlattığım konumda bir genci böylesi bir iş hayatı temposuna hazırlamanın en efektif ve etkili yolu veliaht koçluğu. Bu çalışmada koç, veliaht olan danışanı ile aynı anda hem bir profesyonel ilişki, hem de bir ağabey kardeş ilişkisi içerisinde ilerleyecek. Koç olan kişi evladınızı kendi kardeşi gibi görecek. Bunun farklı örneklerine tarihte rastlamak çok mümkün. Şems-Mevlana, Akşemseddin-Fatih, Sokrates-Eflatun (Platon), Donatello-Verrocchio-Leonardo, Şeyh Edebali-Ertuğrul Gazi ve Osman Gazi akla gelen ilk örnekler.

Böyle bir çalışmanın başarılı olabilmesi için gerekli süre de en az bir buçuk, iki sene. Biliyorum kısa bir zaman ve az bir masraftan bahsetmiyorum. Ne var ki burada söz konusu olan da herhangi bir şirket çalışanı ve hatta herhangi bir üst düzey yönetici değil, yılların birikimi ile elde ettiğiniz servetin bir sonraki sahibi, ayrıca da biricik evladınız.

Bütün bunlar düşünüldüğünde de bence bu konuda, bu konunun bir uzmanından yardım almak kaçınılmaz oluyor.