Zaman Yönetimi Kimin Sorunu?

Size şu zaman yönetimi konusunda bir şey söyleyeyim mi? Zaman yönetimi sadece çalışanlarınızın meselesi, mesuliyeti değil. Zaman yönetimi aynı zamanda sistemin de şirketin de ve o insanların başındaki amirin de mesuliyeti. Bazen fark ediyorum bir insana, bir buçuk insanı gerektirecek işi yüklüyorsunuz, sonra da çalışanlarınızın performanslarından verim alamadığınızda, verdiğiniz işler zamanında neticelendirilemediğinde o insanlara “senin zaman yönetimin problemli” diyorsunuz.

Emin misiniz o insana verdiğiniz o işin gerçekten bir insan ile yapılabileceğine? Öncelikle bundan emin olmak amirler (patronlar) olarak çalışanlarınızdan önce sizin mesuliyetiniz. Zaman yönetiminin ne olduğu, nasıl ele alınması gerektiği konusunda en başta şirketin içerisindeki o şirketin yönetim sistemini kuranların, o şirketin orta ve üst düzey yönetiminin eğitim alması gerekiyor.

Bir insan bir zamanda bir iş yapar ve %100 performans ile çalışırsa o işi yapabilir. Ne yazık ki insan doğası gereği 100 birim zamanı var ise o hafta içerisinde 100 birim zamanın 100‘ünde de çalışmasını bekleyemezsiniz. Eğer sağlıklı ölçebiliyorsanız , yaptığı işe göre %80 veya %85 performans göstermesi beklenebilir, bu daha doğal ve mantıklıdır. Bunun yerine 100 birimlik zamanda 150 birimlik iş yüklerseniz mümkünatı yok zaman tutmaz, yönetilemez. Ayrıca hepsinden öte sağlıklı ölçebilmek de önemlidir. Basit işlerde birim zamanda ne yapıldığını ölçmek kolaydır. Mesela nadir de olsa mavi yaka çalışanlara uygulanan bir yöntem var. Hala yapanlar kalmış mı diyeceksiniz, emin olun var. Çalışanın başına geçip kronometre ile zaman tutmak. Bu, size gerçekçi geliyor mu? O kişinin gerçekte normal zamanda çalıştığı gibi çalışmasını bekliyor musunuz?

Peki Ya Satış?

Peki satışta zaman yönetimini nasıl ölçebilirsiniz? Sabahtan akşama kadar harıl harıl bir işler ile uğraşıyor olması zaman yönetiminin verimli olduğu anlamına mı gelir? Tabi ki gelmez. Bu durum basit zaman yönetimi mantığı ile yönetilecek bir şey değil. Orada satışçının zamanını verimli yönetip yönetmediğine değil, istediğiniz işi hakkıyla yerine getirip getirmediğine odaklanmanız gerekir. Sonra da bırakın kendinden beklenilen sonucu üretmek için kendisi çaba sarf edin. Sizin de bu noktada vazifeniz yol göstermek, öğretmek ve gerçek bir lider gibi koçluk yapmak.

Benim genelde gördüğüm problem bu. Yapılacak işler üzerindeki gereksiz angaryaları atın. En sevmediğim şey insanlara gereksiz yere iş yüklemek. Çok güzel bir örnek var, sıkça yaşanan. Müşteriniz size telefon açar der ki ‘’işimiz çok acil, acilen yapılması gerek’’ siz de işi acilen çarçabuk bitirir yetiştirirsiniz. Sonra müşterinizden bir cevap gelir: “dur bir dakika, tamam halledeceğiz onu.” E hani acildi? Eğer işleri böyle yürütüyorsanız, çalışanlarınızdan zaman yönetimi beklemeyin. Önce siz zamanın ne olduğunu iyi kavrayın.

İşte bu yüzden zaman yönetimi için öncelikle işleri yöneticilerin masaya yatırmaları ve süreçleri, sistemi düzenlemeleri lazım.

Kimse Beni Anlamıyor

Anlattıklarım neden yerini bulmuyor? Halbuki sürekli konuşuyorum.

Anlaşılamamak, zannediyorum ki insan oğlunun en büyük serzenişlerinden biri. Beni anlamıyorlar. Anlaşılamıyorum. Dinlemiyorlar beni. Büyük sanatçılar hayatlarında anlaşılamadan ölüyor; öldükten sonra anlaşılıyor kıymetleri. Herkes anlaşılmak ister. Düşünsenize etrafınızda ki herkes sizi anlayabiliyor, çalıştığınız insanlar, aileniz, sizi hepsi anlayabiliyor. Herkesin sizi anlayabildiğini düşünün; şöyle diyorlar “Aa anladım seni hakikaten. Evet sen şunu demek istiyorsun.” Herkes böyle düşünse hayat sizin için ne kadar farklı olurdu? Bir an için düşünün.

Buna erişmek için ne olması gerekiyor? Herkesin sizi anlaması için… İşte o “herkes” içinde sizde varsınız. O zaman siz de diğer insanları anlamalısınız. Bunu mümkün kılmak için herkesi anlamaya çalıştığınızı düşünün. Ne var ki asıl istediğiniz anlaşılmak; başka kimse birbirini anlamasın önemli değil sadece beni anlasınlar. Peki ya anlatmak istediğiniz şey karşı tarafın işine gelmiyorsa? Hadi gerçekten anlattınız kendinizi diyelim. Ya “Anladın ama bana uymuyor.” derse inanlar? O zaman anlaşılıyor olmanızın kıymeti nedir? Dünya anlaşılamamak üzerine dönüyor. Yani insanlar birbirlerini anlamıyorlar, anlamak istemiyorlar. Daha doğrusu öyle bir niyetleri de dertleri de yok. Ve kararlar hep bunun üzerine veriliyor.

Mesela bir amir çalışanlarına bir şeyler söylüyor; onlar bunu yarım yamalak anlıyorlar. Ne anlıyorlarsa onu yapıyorlar. Onlar da anladıkları kadarıyla bir sonuç üretiyorlar, yarım yamalak bir şeyler ortaya koyuyorlar ve tüm iş anlaşılamamak üzerinden gidiyor. Yani anlattığımız için değil, anlaşılamadığımız için. O yüzden insanlar için ne anlattığımızın hiçbir önemi yok. Anlattıklarımızın arasından insanların anladığı şeyler önemli. Biz hep bir şeyler anlatıyoruz ama insanlar ne anlıyorsa o. Bizim anlattığımızın hiçbir önemi yok. Ne anlatırsam anlatayım karşı taraf ilgili ya da ilgisiz bir şeyler anlıyor.

Peki tam olarak nasıl anlaşılırız? Nasıl doğru anlar insanlar bizi? Bilerek. Bilirlerse anlarlar. Anlatmak istediğimizi gerçekten kavrarlarsa anlarlar. Yani 2+2’nin 4 ettiğini bilmeyen birine, 23+38’i anlatamazsınız, zordur bu. İlk baştan bir şeyleri anlamış olması lazım bizi anlamadan önce. Yani anlattığımız her ne ise onun ön şartları, kabulleri vardır. Peki siz karşı tarafın ne kadar bildiğini biliyor musunuz? Bilmiyorsunuz değil mi? Demek ki o zaman siz karşı tarafı anlamıyorsunuz. Önce karşı tarafı anlamamız lazım. Öncelikle karşı taraf ne istiyor, anlatmak istediğiniz şeye nasıl bakar? Görüşleri neler? Dünya görüşü ne? Önce siz onu anlamalısınız. Siz anladığınız zaman belki de karşı tarafa o konuyu anlatıp anlatmamak gerektiğini bile anlayacaksınız.

Mesela bir çalışanınızdan bir işi yapıp bitirmesini istiyorsunuz. Sürekli anlatıyorsunuz ve o sizi anlamıyor. Belki özel hayatında bir problem var, size hatta kimseye anlatamadığı. Siz bunu bilseniz belki o problemini düzeltebilir ve onun kafasının rahatlamasını, sizi daha iyi dinleyip anlamasını sağlayabilirsiniz. Bu aile ilişkilerinde de, arkadaşlık ilişkilerinde de, iş ilişkilerinde de böyledir. Eğer siz önce karşı tarafı anlamaz iseniz aklından geçenleri bilmez onun derdini göremeye çalışmazsanız, kendinizi anlatmaya çalışmanızın hiçbir manası yok. O yüzden Stephen Covey‘in dediği gibi “anlaşılmayı beklemeden önce karşı tarafı anlayalım.”

Napolyon’un Asaleti

Napolyon’un komutanları, üst düzey devlet adamları bir masada toplanıyorlar. Soyluluğun ve asaletin kendilerine nereden geldiğini anlatıyorlar.

Bir tanesi kalkıp diyor ki “Bizde asalet dedem Ferdinand’dan başlar.”
Sonra öbürü kalkıyor “Bizde soyluluk büyük büyükbabamdan başlar.”

Sırayla hepsi kalkıp anlatıyorlar. Sıra Napolyon’a geliyor ve şu cevabı veriyor.
“Bizde asalet benden başlar.”

Sizde asalet nereden başlıyor?

Beyin Yıkama

1950’lerde Kore Savaşı bitince Çin’in Amerikalı esirleri ülkelerine göndermesiyle Amerikalılar çok tuhaf bir şeyler olduğunu fark ediyorlar. Esir tutulan askerler esaret sırasında komünizme karşı anlamlandırılamayan bir ilgi duymaya başlamışlar. Amerikalılar buna çok şaşırıyorlar. Takdir edersiniz ki Amerika komünizme son derece karşı, hele ki soğuk savaşın o en çetin yıllarında.

Edward Hunter isimli bir gazeteciyi, ki aynı zamanda bir Cia ajanı, görevlendiriyor. Amerikalılar’ın esaret altında tutulmalarına rağmen neden komünizme bırakın düşmanlık beslemeyi, tam tersine sempati beslediklerini öğrenmek istiyorlar. Çok ilginç bir hikayeyle karşılaşıyor. Esir kamplarındaki askerlerin esaretlerini sıradışı bir şekilde geçirdiklerini öğreniyorlar. Bütün o süre boyunca Çinli askerler arasında çeşitli münazaralar düzenleniyor. Bir masaya karşılıklı gruplar halinde oturtularak tartıştırılıyorlar. Bu münazaraların konusu da komünizm mi, kapitalizm mi daha iyi ya da Çin mi, Amerika mı.

Tahmin edersiniz ki ekseriyetle komünizim galip geliyor. Tabi gerçekçi olması için bazen karşı görüşün de kazanmasına izin veriyorlar. Karşılığında bu esirlere bir esir için kıymetli sayılacak ödüller veriyorlar, bir sigara ya da özel bir yemek gibi. Bu münazaralar hafta, sürekli yapılıyor arka arkaya. Doğal olarak Amerikalılar da ödülleri kazanmak istiyorlar ki esaret biraz daha rahat geçsin. Zaman içinde kazanmak istedikleri için, gönülden komünizmi savunmaya başlıyorlar. Neticede görülüyor ki Amerikalılar komünizme karşı bir sempati duymaya başlıyorlar, beklendiği gibi karşı tarafa düşmanca hisler beslemiyor. Edward Hunter bu konuları derliyor, raporluyor ve bunu ‘’brain washing’’ yani beyin yıkama olarak adlandırıyor. İşte beyin yıkamanın tarihçesi bu şekilde başlıyor. Tabi ki kelimenin ilk kullanılmasından önce beyin yıkamanın tarihte öncesi de var, Nazi’lerin yaptığı bir takım deneyler vesaire. Sadece savaşta da değil barış zamanında da birçok örneklerini görüyoruz.

Bir insanın beynini yıkamak istiyorsanız o insanı zorlamazsınız, o işi tatlı dille anlatırsınız, sürekli tekrar edersiniz ve kişinin kendisinin o işi benimsemesini sağlarsınız. Beyni yıkanan kişi de bir zaman sonra söz konusu fikrin neferi olup çıkar.

Beyin Yıkama Tekniklerine Müsade Etmeyin

Bir insanın beynini yıkamanın hiç savunulacak bir tarafı yoktur. Beyninizin yıkanmasına müsaade etmeyin. Peki, buna müsaade etmemenin yolu nedir? Bunun yolu bol bol okumak, araştırmak, farklı görüşten insanlarla konuşmak, her görüşü dinlemek ve tartışmaktır. Hatta sizin görüşünüze karşı görüşten insanları dinleyin, o insanları gerçekten anlamak için dinleyin. Yargılamak için değil, öğrenmek için sorun. O insanların okuyarak o kanıya vardıkları kaynakları siz de okuyun. Kendi kaynaklarınızdan edindiğiniz bilgileriniz ile karşılaştırın o görüşleri.

Maalesef ki insanların çoğu zaman kendi görüşlerini bile okumadıklarını, derinden bilmediklerini fakat mikrofon uzatıldığında çok fikirleri olduğunu görüyorum. En temel konularda bile çok zayıflar insanlar. Kulaktan dolma, bir iki sağdan soldan duyma bilgi ile her şeyi bildiklerini sanıyorlar. Sonra bir başkası başka bir görüşü savunduğu zaman ateşli bir şekilde karşı gelmeye çalışıyorlar. Açın dünyanızı. Okuyun, gezin, görün, sorun ve öğrenin. İnsanların artık bir daha sizin beyninizi yıkamalarına müsaade etmeyin. Kendinizi doğru ve doğrulanmış bilgiyle doldurursanız, beyninizi kolay kolay yıkayamazlar.

Aile Şirketleri için Veliaht Eğitimi (İş’te Hayat Makale)

Türkiye’de aile şirketleri son yıllarda devamlılığın önemini benim çocukluğumda gördüğümden çok daha önemser oldu. Bunu çalıştığım firmaların ötesinde, bir Veliaht Koçu ile çalışmaya şimdilik başlamayı düşünmeyen firmalarda dahi görüyorum. Belki öncelik sıralamalarında sonraki nesilleri iş hayatına, daha doğrusu şirketlerin üst düzeylerine hazırlama üst sıralarda değil, fakat bunun önemine varmış olduklarını söyleyebilirim.

Benim iş hayatımın ilk yıllarında bizim şirketimiz kurumsallaşma adına Adana’nın nispeten önde gelen şirketlerinden olduğundan bazı genç ve daha küçük firmaların patronları, çocuklarını bizimkisi gibi firmalara gönderirlerdi. Bizim fabrikamızda benim yakınımda olan gençlerin aileleri genelde benim büyüklerimin tanıdıkları ya da mal/hizmet aldığımız firmalar veya müşterilerimizdi. “Orhan bizim çocuk okuldan geldi. Senin oraya bir iki sene gelsin de biraz iş öğrensin.” derlerdi. Ben yapım gereği bu gençleri sahiplenir, onların elinden tutardım. Ne biliyorsam aktarmaktan büyük zevk alırdım. Şimdi düşünüyorum da bunlar gerçekten az çok vizyon sahibi insanlarmış.

Şimdilerde ise bu iş başlı başına bir meslek ve aile şirketlerinin devamlılığı için önemli bir hizmet haline geldi. Bu aileleri ve bu gençlerin ebeveynlerini bu noktada bir iki konuda bilgilendirmek isterim. Çok net ve sade olarak aile şirketlerindeki gençlerin iş hayatında üst makamlara hazırlanması olayına iki evreden bakmak istiyorum. Gencin iş hayatına atılmasının öncesi ve sonrası.

İlk olarak bırakın o gencin aile işinin başına geçmesini, dışarıda bambaşka bir iş yapacaksa dahi, öncelikle iyi bir eğitim alması gerekiyor. Burada eğitim demek yurtdışında pahalı bir üniversite eğitimi demek değil. Bunun bir artısı yok mudur? Vardır elbet ama hem şart değil hem de tek ve en iyi yöntem bu değil. Buradaki asıl eğitim anne ve babanın bu çocuğa aile içinde vereceği eğitimdir. Aileler, genellikle de patron olan babalarda görüyoruz bu eğilimi; işlerin yoğun olmasını bahane ederek çocuklarının neredeyse tüm yükünü tek başına annelere bırakıyorlar. Şunu unutmamak gerekir ki insan gördüğünü taklit ederek öğrenir. Hayatının ilk yıllarında kendilerine güzel huyları ve alışkanlıkları ile hem anneyi hem de babayı dengeli biçimde örnek alacaklardır. Beraber geçirilecek akşamlar, hafta sonları, yaz tatilleri, bayramlar, etkinlikler çocuğa çok şey öğretecektir. Bu zamanlarda çocukların ilk yıllarında öğrenmeleri gereken küçük bilgileri kulaklarına fısıldayacak olan kişi anne/baba olmalıdır.

Bunun yanında gençliğe adım atarken bu geleceğin patronlarına hem sanat hem de spor içerisinden güzel hobiler, alışkanlıklar edindirmek gerekir. Neticede sağlam kafa sağlam vücutta bulunur. Eski Yunanistan’da Gymnasium denen alanlarda spor ve felsefenin birlikte yapılıyor olması bize bu insanların beden kadar da akıl sağlığına verdikleri önemi göstermektedir. Öyle ki, o zamanlarda bedenin veya aklın birinden yoksun olarak tek başına geliştirilmeye çalışılması büyük eksiklik sayılırdı.

Bu dönemlerde çocukların başka bir takım kültürel faaliyetlerinin ve o yaşlara göre girecekleri arkadaş ağlarının ve çeşitli başka toplulukların (network) ailenin tam kontrolünde değilse bile gözetiminde olması kişisel gelişim açısından çok önemlidir. Bütün bunlarla beraber çocuğun yanında yetiştiği ailenin kitap okuduğu bir ortam olmasının öneminden bahsetmeye bile sanırım pek gerek yok. 

Eğer bunları az çok sağladıysak ve bu genç güzel de bir üniversite eğitimi aldı ise gelelim ikinci evreye, yani çocuğun ailenin işinde çalışmaya başlaması faslına. Burada birincil önemli olay, söz konusu gencin ailenin işinde çalışmaya başlamadan önce kesinlikle kendi başvurup bulduğu bir işte bir iki sene çalışmasıdır. Şimdi dahi bunun çok zaman atlandığını görüyorum. Ya da en fazla 3-5 ay dışarıda çalışan genç hemen aile işine alınıyor. Burada kilit kavram bence kendini ispat meselesi. Kişi önce dışarıda bir işte çalışmalı ve mümkünse çalıştığı yerde bir yükselme yapmalı ya da bir proje tamamlamalıdır (veya tamamlanan bir projenin bir parçası olmalıdır).

Bundan sonra kişinin ailesinin şirketinde bilgi ve becerilerine göre bir pozisyondan başlaması uygundur. Bu noktada gördüğüm hata ya bu gence süpürge verip olmayacak bir iş yaptırılması ya da bir anda şirkette bir müdürlük, genel müdürlük verilmesi oluyor. Ben şahsen bunlara karşıyım. Böyle bir genç dışarıda nasıl bir pozisyonda iş bulacak ise, ya da şirket bu vasıflarda bir genci hangi pozisyondan iş yerinde başlatacak ise, bu genç de ailesinin şirketinde aynı pozisyondan başlamalıdır.

Bu noktadan sonrasında tabi biz profesyonellerin uyguladıkları ve bu yazı ile özetlenmeyecek pek çok yöntem ve teknik var. Ama bu işi kendisi üstlenmek isteyen ailelere şunu söyleyerek tamamlamak istiyorum ki bu aşamadan sonra o gencin büyüğü olan o patrona düşen görev büyük bir sabır ile yol göstermektir. Unutmamak gerekir ki iş hayatının başlarında gençler ile üst düzey yöneticiler arasında bilgi ve tecrübe olarak dağlar vardır. Bütün bu dağların birkaç ay ya da bir iki senede bir anda aşılması beklenmemelidir.

Tunç Vidinli

Veliaht Koçu

Büyüklerin Tecrübesi, Gençlerin Dinamizmi